Como classificar as despesas da empresa?

Como classificar as despesas da empresa?

A gestão eficaz de despesas é um aspecto fundamental para o sucesso e a sustentabilidade da empresa. Ao controlar e classificar adequadamente as despesas, as organizações podem ter uma visão clara de seus gastos, identificar áreas de desperdício e tomar decisões estratégicas informadas para melhorar sua eficiência financeira.

Neste artigo, discutiremos a importância dessa gestão, as vantagens da classificação adequada das despesas e os objetivos que ela busca alcançar.

A importância da gestão de despesas corporativas

A gestão eficaz de despesas desempenha um papel crítico na saúde financeira de uma empresa. Ela permite o controle dos gastos, evitando desperdícios e mantendo as finanças organizadas.

Portanto, ao classificar corretamente os gastos, a empresa pode obter algumas vantagens como:

  • Transparência financeira: Permite que a empresa saiba exatamente onde seu dinheiro está sendo gasto e fornece uma visão clara das diferentes categorias de despesas;
  • Análise precisa: Os relatórios financeiros podem ser gerados com base nas diferentes categorias de despesas, o que permite uma compreensão aprofundada dos custos em áreas específicas da empresa;
  • Conformidade regulatória e fiscal: Ao seguir as diretrizes contábeis e fiscais aplicáveis, a empresa evita problemas legais e mantém uma postura ética nos negócios.

A gestão de despesas corporativas tem como objetivo identificar oportunidades para reduzir os custos desnecessários, eliminando desperdícios e promovendo a eficiência operacional.

Além disso, ao analisar e classificar adequadamente as despesas, a empresa obtém uma visão mais precisa de seus fluxos de caixa, permitindo uma melhor previsão financeira e um planejamento mais efetivo.

Quais são os tipos de despesas corporativas?

Existem diversos tipos de despesas corporativas que uma empresa pode ter ao longo de suas operações. A seguir, vamos explorar alguns dos principais tipos e fornecer uma breve explicação de cada um deles.

Despesas operacionais

Essas estão relacionadas aos custos diários e rotineiros da empresa. Isso inclui despesas como aluguel de escritório, pagamento de salários e benefícios para funcionários, suprimentos de escritório, serviços públicos, seguros, manutenção e reparos, entre outros. Essas despesas são necessárias para manter as atividades operacionais e garantir que a empresa funcione de forma eficiente.

Despesas de vendas e marketing

Normalmente, essas despesas estão relacionadas às atividades de promoção e venda dos produtos ou serviços da empresa. Isso inclui gastos com publicidade e propaganda, comissões de vendas, materiais de marketing, eventos promocionais, deslocamentos de equipe de vendas, entre outros.

Essas despesas são fundamentais para impulsionar o crescimento e a visibilidade da empresa no mercado.

Despesas com viagem

As despesas de viagem estão relacionadas a gastos com deslocamentos a trabalho, viagens de negócios, refeições e hospedagem para funcionários e clientes. Isso também inclui entretenimento e atividades relacionadas a negócios, como jantares ou eventos para estabelecer relacionamentos comerciais.

Essas despesas são comuns em empresas que têm uma presença geograficamente dispersa ou que dependem de interações presenciais com clientes e parceiros comerciais.

Despesas de tecnologia

Envolvem os custos associados a hardware, software, serviços de TI e telecomunicações. Isso inclui a aquisição e manutenção de computadores, servidores, redes, licenças de software, serviços em nuvem, provedores de internet, telefonia e outros equipamentos e serviços tecnológicos necessários para suportar as operações da empresa.

Despesas de pesquisa e desenvolvimento

Estão relacionadas a projetos de inovação, melhoria de produtos ou desenvolvimento de novos produtos. Isso inclui despesas com salários de equipes de pesquisa e desenvolvimento, aquisição de equipamentos especializados, materiais de pesquisa, testes e protótipos.

Despesas financeiras

As despesas financeiras estão relacionadas a custos associados a transações financeiras e serviços bancários. Isso inclui juros de empréstimos, taxas bancárias, tarifas de processamento de pagamentos, honorários de consultoria financeira, entre outros.

Essas despesas são necessárias para gerenciar as finanças da empresa, obter capital de giro e acessar serviços financeiros.

Modelo de classificação de despesas

Um modelo de classificação bem definido proporciona clareza e consistência na organização dos gastos da empresa. A seguir, abordaremos os principais aspectos relacionados a um modelo de classificação de despesas.

Estrutura geral de categorização

Um modelo de classificação de despesas pode ser composto por categorias amplas e subcategorias. As categorias amplas representam áreas principais de gastos, enquanto as subcategorias fornecem uma divisão mais detalhada dentro de cada área. Alguns exemplos de categorias amplas com suas subcategorias correspondentes são:

Despesas operacionais (ampla)

  • Aluguel e locação
  • Salários e benefícios
  • Suprimentos e materiais
  • Serviços públicos
  • Seguros

Despesas de viagem (ampla)

  • Viagens a trabalho
  • Hospedagem
  • Refeições e entretenimento de clientes
  • Transporte

É importante adaptar a estrutura de classificação às necessidades específicas da empresa, levando em consideração seu setor de atuação, tamanho e particularidades operacionais. Isso pode envolver a criação de categorias e subcategorias adicionais ou a modificação das existentes, a fim de melhor se adequar aos processos e aos relatórios financeiros específicos.

Uma abordagem útil é envolver os principais gestores financeiros e departamentais, na definição da estrutura de classificação. Essa colaboração ajuda a garantir que as categorias sejam relevantes e adequadas aos diferentes setores da empresa.

Sistemas e ferramentas de classificação

A tecnologia desempenha um papel fundamental na classificação eficiente das despesas. Existem diversos softwares e soluções de gestão de despesas disponíveis que podem ajudar a automatizar o processo de classificação e facilitar a geração de relatórios financeiros precisos, como o Espresso.

Essas ferramentas geralmente possuem recursos como reconhecimento automático de recibos, integração com cartões de crédito e contas bancárias, e a capacidade de categorizar as despesas com base em regras predefinidas. Elas também permitem a personalização da estrutura de classificação para atender às necessidades da empresa.

Conheça as melhores práticas para classificar despesas

A classificação adequada das despesas corporativas contribuiu para uma gestão financeira eficaz. Aqui estão alguns passos que podem ajudar as empresas a garantir uma classificação precisa e consistente das despesas:

Definir políticas e procedimentos claros

Isso inclui definir categorias e subcategorias específicas, fornecer diretrizes sobre como classificar cada tipo de despesa e estabelecer limites e regras para despesas específicas, como viagens.

Treinamento e conscientização

Isso pode ser feito por meio de sessões de treinamento, materiais educacionais e comunicações regulares. Durante o treinamento, os funcionários devem ser orientados sobre como classificar corretamente as despesas de acordo com as políticas estabelecidas.

Isso pode incluir exemplos práticos, diretrizes passo a passo e a demonstração do uso de ferramentas e sistemas de classificação.

Monitoramento e revisão contínuos

A classificação de despesas deve ser um processo contínuo e sujeito a monitoramento e revisão regular. Isso garante que o sistema de classificação esteja atualizado e alinhado com as necessidades em constante evolução da empresa.

É importante designar uma pessoa ou equipe responsável para monitorar, revisar relatórios financeiros e identificar possíveis erros ou áreas de melhoria. Periodicamente, deve-se realizar auditorias internas para garantir a conformidade com as políticas e a precisão da classificação.

Durante essas revisões, é possível identificar tendências, ajustar as categorias ou subcategorias conforme necessário e fornecer feedback aos funcionários para melhorar a precisão e a conformidade.

Utilizar ferramentas e sistemas de gestão de despesas

O uso de ferramentas e sistemas de gestão de despesas pode facilitar significativamente o processo de classificação. Essas soluções podem incluir recursos de reconhecimento automático de recibos, regras de classificação pré-definidas e integração com sistemas contábeis.

Espresso: automatize sua gestão de despesas

O Espresso é uma ferramenta valiosa para ajudar a classificar as despesas corporativas. Com recursos específicos e funcionalidades avançadas, a plataforma simplifica e automatiza o processo de classificação, proporcionando uma gestão eficiente das despesas. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Espresso pode ajudar na classificação adequada das despesas:

Reconhecimento automático de recibos

Ao digitalizar e importar recibos para o Espresso, o sistema é capaz de ler automaticamente as informações-chave, como valor, data, fornecedor e descrição da despesa. Essas informações são então utilizadas na classificação adequada das despesas, garantindo maior precisão e consistência no processo.

Personalização da estrutura de categorias

É possível configurar categorias amplas e subcategorias de acordo com a estrutura contábil da empresa, o setor de atuação e outros requisitos específicos. Essa flexibilidade permite uma classificação adequada das despesas de acordo com as políticas e diretrizes da, garantindo que as informações estejam organizadas de maneira relevante e compreensível.

Relatórios e análises detalhadas

Através dessas funcionalidades, é possível obter uma visão completa e detalhada dos gastos da empresa, com informações segmentadas por categorias, datas, projetos ou outros critérios relevantes. Esses relatórios e análises ajudam na identificação de padrões de gastos, tendências e áreas de maior despesa.

Ao utilizar o Espresso, as empresas podem garantir uma classificação precisa, consistente e em conformidade com suas políticas internas, proporcionando uma visão financeira mais precisa e informada. Agende uma demonstração gratuita da nossa plataforma.