Evitar o acúmulo de papéis e cupons fiscais, otimizar a produtividade das viagens corporativas, controlar adiantamentos, saídas e fechamentos mensais são algumas das vantagens que podem ser oferecidas por um aplicativo de reembolso. Essa praticidade, porém, é oferecida por muitos aplicativos no mercado e isso levanta a questão: como escolher o sistema de reembolso ideal, que atenda as necessidades da sua empresa?

Toda mudança, por mais prática que venha a ser no futuro, assusta. Quando falamos de automatizar processos e abraçar o avanço que a tecnologia permite às nossas empresas o medo é ainda maior: colocamos em risco nossos processos financeiros, administrativos e produtivos. Por isso, é indispensável conhecer a fundo suas necessidades e avaliar corretamente as opções oferecidas pelo mercado, para que não haja estresse e prejuízos futuros. 

Neste contexto, separamos 5 dicas para te auxiliar no processo de análise e escolha do aplicativo de reembolso certo para você.

planilha de gastos de viagem

1 – CONHEÇA BEM AS DEMANDAS DA SUA EMPRESA

O aplicativo ideal precisa ser adequado às suas necessidades e você só conseguirá avaliar se ele te servirá bem caso haja um profundo conhecimento das despesas corporativas. Esse primeiro ponto, apesar de soar redundante, é imprescindível: de nada adianta um sistema que, mesmo efetuando o controle de reembolsos te force a mudar completamente sua forma de organização ou, ainda pior, te faça continuar armazenando arquivos físicos, emails, planilhas… A ideia é simplificar, tornar mais prático o dia a dia, não apenas inserir mais uma responsabilidade para sua equipe.

Imagine que você, mesmo que eventualmente, faça transações em moeda estrangeira. Nesse caso, é necessário que o sistema te permita alterar a cotação no fechamento do relatório, caso contrário tudo terá de ser feito manualmente. São esses os pequenos detalhes que definem o sistema RDV certo para seu perfil.

2 – O APLICATIVO DE REEMBOLSO TRABALHA PARA VOCÊ?

CUSTO x BENEFÍCIO É IMPORTANTE!

Sabemos que o valor da contratação de um novo serviço é algo decisivo no momento de escolha do produto ideal e, embora o custo do aplicativo seja relevante, é preciso ir além do menor preço. É preciso colocar na balança o preço e as ofertas, e focar naqueles que ofereçam benefícios justos pelos valores cobrados, que permitam que o aplicativo trabalhe por você e realmente facilite sua gestão financeira. 

O aplicativo que você está pesquisando te permite realizar a maioria dos processo sem precisar sair do aplicativo? Torna possível que você elimine papéis e planilhas? Integra aos demais softwares que você utiliza? Permite que você customize sua própria classificação de despesas? Escolha a alternativa que faz com que sua empresa se veja mais livre de burocracias.

3 – SEU TIME INTEIRO CONSEGUE USAR O APLICATIVO DE REEMBOLSO? 

Faça o teste!

Não é a toa que, atualmente, tanto se fala em experiência do usuário. Grande parte do que diferencia um produto idêntico de outro é o valor enxergado nele pelo usuário. Esse valor, muitas vezes, está relacionado diretamente com a experiência que ele tem ao utilizar um deles. Quando falamos do aplicativo de reembolso o mesmo se aplica: ele foi criado para ser intuitivo? É fácil de usar e servirá para todos da sua equipe? 

Se você busca otimizar seus processos tornando a rotina financeira mais segura e menos onerosa, é essencial que a ferramenta escolhida seja facilmente aprendida por todos que a utilizarão. 

4 – BUSQUE EMPRESAS COM REFERÊNCIA DE MERCADO

Outro ponto a se considerar antes de escolher o aplicativo de reembolso é a referência da empresa desenvolvedora. Esse ponto não se relaciona unicamente com a escolha certa para a sua empresa, mas sim com a escolha da empresa certa pra você. Existem vários produtos oferecendo o mesmo serviço, portanto leia bastante sobre o aplicativo que se pretende contratar, descubra outros clientes com quais eles trabalham, solicite demonstrações, tire todas as suas dúvidas junto aos consultores. 

Não dá para arriscar contratar uma empresa que desaparece da noite pro dia ou que não mantenha os certificados de segurança atualizados e sem querer perca todos os seus dados. Ninguém precisa de mais dor de cabeça, não é mesmo? 

5 – A EMPRESA TE VÊ COMO CLIENTE OU COMO BOLETO? ATENÇÃO NO PÓS VENDA 

Para finalizar, a 5ª dica para escolher o aplicativo de reembolso é avaliar o pós-venda praticado pela empresa. Escolha aquela que te fornecer, além dos tópicos anteriores, toda estrutura e auxílio durante o período de implantação e treinamento da nova ferramenta. Muito além de um número, verifique se a empresa valoriza e trata bem o cliente, disponibilizando canais práticos e eficientes de suporte.

Afinal, de nada adianta a compra se a dor de cabeça para fazer funcionar for enorme e não tiver ninguém para ajudar.

Pode parecer difícil encontrar uma empresa que atenda a todos esses requisitos, não é mesmo? Mas agora que você sabe como escolher o aplicativo certo para sua empresa, que tal aproveitar para conhecer o Espresso e ver se ele se encaixa nas especificações?

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