Realizar uma boa gestão das despesas corporativas não é uma tarefa difícil, mas requer uma série de cuidados para evitar os erros e, por consequência, prejuízos financeiros resultantes das más práticas.

Uma série de fatores internos e externos podem levar ao prejuízo financeiro. Por isso, separamos 5 dicas essenciais para manter a organização em dia e as finanças em ordem.

Gestão de despesas corporativas sem política de gastos bem definida

Quanto cada funcionário pode gastar durante um almoço em uma viagem de trabalho?

Há limite na qualidade para hospedagens em hotéis?

Gastos fora do horário são passíveis de reembolso?

Essas questões são válidas para todas as empresas que fazem uso do sistema de reembolso. E é justamente para isso que definir uma política, isso é, um conjunto de regras para os colaboradores que fazem isso dos reembolsos, precisa ser bem planejada e definida.

A política ajuda a prever situações e trazer soluções práticas para situações problemáticas, portanto, não ter uma definida é um erro bem grave.

Falamos sobre a importância das políticas nesse artigo: Por que as políticas de reembolso de despesas corporativas são importantes?

Não definir processos de reembolso

Totalmente ligadas às políticas estão os processos de reembolso. Nesse caso, estamos falando do fluxo que envolverá os colaboradores que fazem uso do sistema. Portanto, devemos nos atentar aos seguintes pontos:

1. Como será comprovado os gastos efetuados pelo colaborador?
2. Como serão entregues os relatórios com os gastos? Em planilhas do excel ou em através de uma plataforma para controle de reembolso?
3. Qual será o ciclo para o envio de relatórios de despesas corporativas? Semanal, quinzenal ou mensal?
4. Quem aprova os relatórios? Quem faz parte desse fluxo?
5. Após a aprovação, em quanto tempo o reembolso será pago?

Os processos são fundamentais para fazer a máquina funcionar. Mesmo com pequenas falhas no caminho, é melhor tê-los – e ir melhorando aos poucos – do que ficar totalmente desorganizado.

É claro que existem outras questões a serem consideradas em relação aos processos. Para conhecê-las, visite o artigo que criamos: Como criar um processo de reembolso de despesas.

Realizar o pagamento sem comprovantes

Mesmo com a política de despesas bem definida, há situações onde o funcionário perdeu a notinha de uma despesas. O que fazer nessa situação?

Provavelmente sua política deveria considerar essa situação e, como já abordamos anteriormente, o reembolso não deveria ser pago. Além de poder causar uma dor de cabeça enorme no futuro, o pagamento de despesas não comprovadas possibilitam que fraudes aconteçam e tornem o prejuízo financeiro bem grande.

Falta de conferência dos relatórios

Outra situação de confiança (ou de preguiça pela burocracia), a falta de conferência dos relatórios com despesas não é uma questão incomum nas empresas. Sabemos que a verificação de planilhas e papéis de comprovantes podem ser burocráticas e demoradas, mas a falta de conferência pode trazer um prejuízo ainda maior.

Por sinal, esse é um problema com processos manuais: eles são lentos, burocráticos e consomem muito tempo e dinheiro para funcionarem minimamente bem.

Nessa situação, a melhor opção é fazer o trabalho por completo, conferindo cada relatório e cada despesa enviada, além de buscar alternativas para automação do processo de reembolso.

Não utilizar a tecnologia para economizar

Esse é um dos itens mais importantes em nossa lista, por dois motivos: (1) processos manuais são caros, burocráticos e consomem muito tempo, e (2) as soluções tecnológicas, hoje em dia, estão acessíveis para a maioria da empresas.

Pode parecer brincadeira, mas existem grandes empresas em nosso país que ainda tratam algumas tarefas como acontecia no século passado. O exemplo dos processos de reembolso através de planilhas é um dos casos, mas a própria resistência para a execução de tarefas através de softwares é uma realidade muito presente.

Resistir à tecnologia nos dias de hoje é um dos erros mais graves que uma empresa pode cometer e quando falamos da tecnologia para o processo de reembolso de despesas, isso também é uma verdade muito presente.

Conclusão

Como vimos, administrar todo o processo de reembolso de despesas exige cuidado e muita organização para evitar os erros e prejuízos financeiros para a empresa. É preciso evitar os erros, que muitas vezes são fáceis de serem evitados, e manter todo o processo em constante aperfeiçoamento.

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