Um relatório de despesas é um documento da empresa que deve seguir determinadas regras e que, infelizmente, acaba sendo vítima comum de fraudes. São detalhes que as empresas podem deixar passar despercebidos e, com isso, perder muito dinheiro com aquilo que não deveria ser gasto.

Mesmo nas empresas que conferem relatório por relatório na mão, ainda existem alguns tipos de fraudes que são comuns nesse processo. A ideia desse texto é mostrá-las para que as conheça e, logo, fique menos suscetível a elas.

Fraude de gastos pessoais

Em muitos casos, uma fraude comum é o uso do dinheiro ou bens da empresa para fins pessoais. Para isso, podemos citar uso do carro da empresa para fins pessoais ou pagamento de quilômetros rodados que não foram utilizados para fins corporativos. No caso de carro da empresa, é muito importante que seja definido previamente em quais condições é permitido que o colaborador use o carro, como será feita essa conferência, como devem ser justificadas as rotas, com que frequência etc.

Outro ponto de atenção é quando o colaborador tem cartão corporativo. As regras para esse tipo de gasto devem ser ainda mais claras, visto que com o fechamento da fatura todos os gastos estarão visíveis para que o financeiro da empresa possa conferir

Fraude de superfaturamento

Em alguns casos o colaborador, na espera de poder reaver um valor maior do que de fato lhe será devido, apresenta um comprovante de gasto com o valor maior do que de fato foi usado para aquela despesa.

Existem casos, inclusive, de empresas (restaurantes, postos etc) que oferecem essa opção para o colaborador, especialmente quando o fluxo de colaboradores dessa empresa é frequente. Além de uma fraude para a empresa pagadora é ilegal e pode colocar a empresa que fornece esses comprovantes adulterados em sérios problemas.

Outro caso de superfaturamento é em gastos de hospedagem. É inegável que enquanto o colaborador precisa se ausentar de casa por no mínimo um dia que ele possa ter conforto onde precisar passar a noite, mas escolher um hotel que é mais caro simplesmente porque a empresa está pagando é uma prática que pode impactar diretamente o tamanho das despesas da empresa.  O mesmo vale para restaurantes e opções mais caras do cardápio

Fraude de extravio de comprovantes

É muito fácil, durante viagens e dias agitados, que os comprovantes dos gastos ao longo do dia ou dos dias, possam acabar sumindo, serem jogados fora (mesmo que sem querer), se molhar, entre outros e o colaborador se coloque em posição de culpa, mas a empresa flexibilize e arque com o gasto.

Há casos de colaboradores que, se aproveitando dessa situação, colocam um valor superior ao gasto de fato realizado e com isso lucram às custas da empresa. Esse é um caso muito específico do porquê se deve exigir a apresentação de comprovantes para qualquer despesa.

Um passo muito importante para conseguir fazer a gestão estratégica é entender alguns conceitos como custo, despesa, contas a pagar, contas a receber, controle de caixa, inadimplência, entre outros. 

Fraude de despesas camufladas

Na maioria das empresas uma regra em casos de alimentação é clara: não se reembolsa bebida alcóolica. Para conseguir burlar essa determinação, o colaborador pede para o estabelecimento substituir essa despesa por alguma outra bebida de valor igual ou superior ou camufla essa despesa como sendo de outro tipo.

Para estes casos, a sugestão é que se faça uma validação por amostragem dos relatórios de despesas e redobre a atenção em colaboradores que tiveram essa conduta para que não sejam reincidentes.

Fraude de despesas duplicadas

Outra fraude muito comum é a utilização de um mesmo comprovante por mais de uma vez. Esse caso é bem comum quando algum funcionário perde seu comprovante e pede um outro emprestado para seu colega de trabalho ou tenta usar um comprovante antigo por mais de uma vez.

Fraude de despesas não autorizadas

Exemplos aqui vão variar de acordo com cada empresa e cada realidade, mas se pudermos listar alguns são: gastos com bagagem extras em voos, lavanderia em hotéis ou durante viagens (quando não constam nas despesas permitidas), passagens de primeira classe, entre outros.

Sabendo desses diversos tipos de fraudes, o Espresso criou algumas tecnologias para apoiarem a empresa na detecção e mitigação dessas despesas irregulares. Entenda abaixo como ela funciona.

Como funciona o antifraude do Espresso?

Para mitigar fraudes, o Espresso juntou a tecnologia de OCR(Optical Character Recognition) com a funcionalidade de políticas e os fluxos de aprovação. Diferente de algumas outras plataformas, nossa tecnologia OCR foi aplicada na plataforma Web, na qual é concentrada a parte de aprovação de relatórios. De uma forma mais simples, essa tecnologia consegue ler esse comprovante e pode comparar as informações registradas pelo usuário com aquelas que estão presentes no comprovante, detectando assim, possíveis problemas com a despesa.

Com isso, depois de ter todos os parâmetros configurados no Espresso, essa tecnologia é capaz de nos dizer sempre que um comprovante anexo a uma despesa está fora de uma política de gastos, sempre que a data colocada pelo usuário estiver diferente daquela encontrada no comprovante e também quando o valor digitado não for encontrado no comprovante. No caso do valor, ele gerará esse aviso mesmo quando a mudança de valor for proposital, como pode ser quando existe algum item do comprovante que não será computado para o reembolso.

Além disso, o Espresso também é capaz de informar sempre que um comprovante for lançado mais de uma vez, mesmo que por engano, por qualquer usuário. Então, já que estamos falando de fraude, se um colaborador usar o comprovante de gastos de outro para substituir algum comprovante dele que pode ter se perdido, o Espresso te conta e te direciona para esse gasto para que você possa decidir qual atitude tomar quanto à essa situação.

A intenção é conseguir munir os aprovadores com todas as informações para que o momento da aprovação ocorra de uma maneira mais segura e buscando evitar ao máximo possibilidades de erro humano e também, claro, de fraudes.

Para entender melhor sobre essa funcionalidade, você pode fazer o curso completo de implantação do Espresso na nossa universidade ou acessar o artigo da nossa funcionalidade na Central de Ajuda para entender no detalhe como ativá-lo na plataforma e colher os benefícios dela.