A redução de custos é uma das preocupações constantes das empresas. Afinal, como conseguir expandir e simplificar processos enquanto diminui os gastos?

Para isso, as empresas estão contando com a transformação digital. Ela pode ser definida como o uso da tecnologia para resolver problemas cotidianos e que antes dependiam muito mais do trabalho manual e humano.

E uma solução simples que sua empresa pode adquirir e aplicar em seu dia a dia é o uso de software de reembolso de despesas corporativas. Afinal, sabia que dá para economizar até 80% dos recursos gastos nesse processo só usando um sistema como o Espresso?

Isso é verdade e nós vamos apresentar como é possível economizar enquanto moderniza sua empresa.

Como a tecnologia pode ajudar sua empresa a reduzir custos

A transformação digital é uma forma de modernizar os processos e acelerar a produtividade do seu time. Por isso, ela sempre é citada como uma forma de reduzir custos.

Você pode até achar que ela é um custo em si, mas na verdade a tecnologia é um investimento que se paga com o tempo. Quer um exemplo? Pense quanto tempo o seu financeiro perde, todos os meses, conferindo e fazendo o processo de reembolso em planilhas? De alimentação a transporte, eles sempre consomem muito tempo.

Não só tempo, mas também recursos que poderiam ser empregados em outros processos. Para convencer você a dar uma chance para a tecnologia, olhe só algumas vantagens:

  • Digitalização de documentos e em procedimentos administrativos, evitando o acúmulo e impressão de documentos, além dos gastos com papéis, impressoras e espaço. A digitalização de notas e outros documentos é essencial para reduzir custos e também otimizar processos;
  • Mobilidade para o seu time poder fazer as ações necessárias quando e onde quiser. A espera para poder enviar algum documento ou relatório pode causar atrasos e perdas;
  • Abandono de processos ultrapassados e de uma gestão engessada devido a tecnologias obsoletas que atravancam o dia a dia do seu time;
  • Mais eficiência, porque um sistema mais moderno traz mais agilidade, evita erros e desafoga gargalos.

Se quiser saber como reduzir ainda mais os custos, leia o nosso artigo: Cultura De Redução De Despesas: 5 Passos Para Adotar Na Sua Empresa”. 

Como o Espresso pode reduzir custos

O Espresso é uma plataforma de controle que pode ser usada no processo de despesas corporativas de ponta a ponta, ou seja, desde o colaborador até o setor financeiro para liberar o valor e fazer relatórios.

Assim, ele é uma solução completa e moderna para ajudar a controlar despesas e pedidos de reembolsos para todo mundo.

Com o uso do Espresso é possível salvar os cupons fiscais através de fotos, e com essa solução sua empresa não precisa mais separar um espaço para armazenar essas informações. Com o seu algoritmo exclusivo que “lê” as notas, já é possível que ele encontre erros e até mesmo fraudes que não se encaixem na Política de Despesas, como valores acima do permitido ou notas duplicadas.

Fora isso, o Espresso ainda permite criar centrais de custos, tags e mais para facilitar a organização das despesas corporativas feitas pelos seus colaboradores. Tudo em dashboards intuitivos que deixam os relatórios mais assertivos, de fácil compreensão e eficiente.

Lembra quando dissemos lá em cima quanto tempo sua equipe financeira perde com a conferência de notinhas e planilhas para fazer o reembolso de cada colaborador? Com o Espresso esse tempo é reduzido drasticamente, porque ele já faz uma pré-análise do cupom fiscal, além de conseguir separar por colaborador ou categoria.

Com isso, o tempo para emissão de relatórios e conferência é bem menor. Isso sem citar que, como tudo é feito na nuvem com o Espresso, você nem precisa gastar com papel, impressão e armazenamento.

Como a tecnologia do Espresso vai além da redução de custos

Nós já listamos como o Espresso ajuda na redução de custos ao modernizar a sua gestão de despesas e reembolsos, mas o que mais ele pode fazer pela sua empresa?

O Espresso possui uma versão mobile, além da sua plataforma online. Nela é possível que seus colaboradores subam os pedidos de reembolsos no sistema, gerando pedido já com todas as informações e também a foto do comprovante.

Depois, na plataforma web, o time financeiro só precisa dar aquela última “olhada” antes de aprovar, ou enviar de volta para que erros sejam ajustados.

O Espresso facilita a comunicação nesse aspecto, já que não permite o envio de e-mails e notificações aos usuários.

Outro detalhe importante é que o Espresso pode ser 100% integrado aos seus sistemas de gestão. Assim, fica bem mais fácil controlar tudo ao ter os seus dados financeiros com um acesso mais simples.

Resumindo: como o Espresso pode ajudar a reduzir seus custos?

  • Conferência de notas fiscais para evitar fraudes e erros;
  • Armazenamento online dos dados e cupons;
  • Envio de pedidos por e-mail;
  • Notificações, aprovações e pedidos de ajustes nos reembolsos dentro da plataforma;
  • Dashboards simples e intuitivos de usar;
  • Integração com outros sistemas de gestão;
  • Despesas em diferentes moedas;
  • Fluxos de aprovação;
  • Registro da Política de Despesa;
  • Relatórios dentro do Espresso;
  • Versão mobile para colaboradores.

Quer saber tudo o que o Espresso pode fazer para ajudar na redução de custos? Acesse aqui e peça uma demonstração ou um teste grátis na sua empresa.