2020 foi um ano difícil em muitos aspectos e isso não é novidade para ninguém: eu estava lá, você que está lendo isso também. Não faz sentido escrever um texto pra dizer que apesar das adversidades demos a volta por cima, especialmente porque não é verdade.

Não demos a volta por cima, ainda estamos na caminhada e ela é através do problema.

No entanto, isso não significa que nada de bom aconteceu, não é mesmo?!

Se você nos acompanhou ao longo de 2020 talvez tenha percebido que o ano foi movimentado por aqui: trabalhamos muito para lançar funcionalidades novas e atualizações semanais; fizemos eventos com grandes personalidades do mercado; desenvolvemos novas integrações, formamos parcerias de sucesso e por aí vai.

Dedicamos todos os nossos esforços para oferecer alternativas e implementar mudanças que elevassem a experiência dos nossos clientes e usuários.

O resultado foi um Espresso mais forte, mais robusto e competitivo para o mercado.

Se você e sua empresa não conseguiram acompanhar todas as mudanças e novidades, não se preocupe! Junto com alguns clientes, nosso time de desenvolvimento e suporte elaboramos uma lista com o TOP 05 Funcionalidades lançadas em 2020.

Vem com a gente conferir o que você perdeu e tudo que pode implementar em 2021:

5º lugar: Privacidade nas classificações de despesa

Puxando a fila do nosso top 5, uma funcionalidade há muito tempo esperada: privacidade de acesso para as classificações de despesa

Essa melhoria possibilitou que TODAS as classificações de despesas pudessem ser configuradas como públicas ou restritas.

Até o início desse ano era possível definir apenas os projetos como públicos ou restritos, mas agora você pode decidir em quais classificações todos os usuários tem acesso e quais apenas uma parte dos usuários pode realizar lançamentos.

4º lugar: PDF nas despesas

Essa aqui não tem segredo: era a atualização mais aguardada do ano, a mais solicitada e agora a queridinha dos gestores e colaboradores

Dá pra acreditar que antes dessa atualização só era possível anexar imagens e fotos na hora de lançar despesas?!

3º lugar: Fluxo de aprovação de adiantamentos

Para a 3a posição a disputa foi acirrada, mas quem levou o prêmio foi o fluxo de aprovação de adiantamentos.

Assim como já era possível para os relatórios, agora no Espresso você pode criar fluxos de aprovação personalizados para os adiantamentos. Você pode organizar conforme a hierarquia e estrutura da sua empresa com bastante liberdade, definindo times e usuários que serão vinculados e a cadeia de responsáveis pelas aprovações dos adiantamentos solicitados.

2º lugar: Autonomia do Aprovador

Já aviso que nesse 2º lugar o time tentou trapacear e trouxe várias funcionalidades disfarçadas de uma só.

Sempre escutávamos que, além dos admins, os aprovadores precisavam ter mais autonomia dentro do Espresso. E, assim, ao longo de 2020 inúmeras atualizações foram aplicadas para permitir um maior controle ao aprovador, que também ganhou uma visão mais gerencial de toda a prestação de contas. E dentro dessa nova visão do aprovador temos dois destaques:

Dashboard para aprovadores

Criado para dar uma visão macro dos gastos da empresa, com o intuito de ajudar no acompanhamento de resultados e controle de gastos por categorias.

Exportação de despesas por aprovadores

Essa melhoria criou a possibilidade do aprovador exportar um relatório de despesas, em PDF ou Excel, seguindo o parâmetro que desejar – usuário, categoria, time, projeto, centro de custo, etc. e com o período que quiser. Facilitando assim, o acesso a informações e controle de despesas.

MENÇÕES HONROSAS

Antes de chegarmos na melhor atualização de 2020, a mais votada e melhor recebida, algumas menções honrosas:

  • Funcionalidade de Saldo do usuário, agora disponível também no aplicativo;
  • Cálculo de KM Rodado automático por tecnologia GPS;
  • Reforma completa nas telas de classificação de despesas com inclusão de Cartão Corporativo e Projetos;
  • Revisão de relatórios por copilotos, garantindo maior autonomia ao gestor;

E não dá pra falar de menção honrosa sem incluir também a funcionalidade de regras para fluxo de alçada, que permitiu ao administrador configurar fluxos diferentes caso o usuário exceda determinados valores de despesa.

1º lugar: Múltiplas Moedas

Com essa funcionalidade os usuários do Espresso podem registrar suas despesas na moeda em que o gasto foi realizado, e o próprio aplicativo faz a conversão para Real automaticamente!

O aplicativo busca as principais cotações do dia, faz uma média entre elas e define o valor da moeda estrangeira. Nessa funcionalidade é possível configurar para automaticamente incluir a porcentagem de impostos paga sobre as despesas.

Mas é claro que múltiplas moedas não ficou em primeiro lugar por acaso.

Essa atualização se aplica não apenas à criação do relatório, mas também às demais funcionalidades, sendo possível configurar políticas de gastos em moedas estrangeiras e solicitar adiantamentos.


Você já conhecia todas essas novidades? Identificou alguma que você e sua empresa ainda não estão usando? Mande uma mensagem para seu gerente de sucesso ou para suporte@espressoapp.com.br e comece 2021 usando o Espresso para atender todas as suas demandas de prestação de contas e reembolso.

Muito obrigada por nos acompanhar até aqui. Que você tenha um ótimo final de ano, cheio de alegrias e prosperidade e que venha um 2021 cheio de progresso.


Caso surja qualquer dúvida sobre as atualizações, você pode consultar nossa central de ajuda, iniciar um chat na página principal do site ou enviar um email para suporte@espressoapp.com.br . Providenciaremos para resolvê-la o mais rápido possível.

Essa semana liberamos uma nova versão do aplicativo do Espresso para sistemas Android – visando melhorar a experiência do usuário. Nesse post vamos cobrir as novidades e apresentar as mudanças:

tela inicial do aplicativo espresso

A primeira diferença, provavelmente a mais notável, é a mudança na nossa

TELA INICIAL

Antes você abria direto na página de despesas, mas a partir de agora temos uma HOME, que concentrará as principais informações exibidas pelo app, tais como: despesas em aberto, relatórios aprovados e, caso sua empresa utilize essa funcionalidade, saldo de adiantamento.

menu de funcionalidades do aplicativo espresso

Você também vai reparar que o

MENU DE NAVEGAÇÃO

está diferente. Deixamos ele mais harmônico e fluido, seguindo o modelo do Google.

Para acessar o menu funciona basta clicar nas três barrinhas do canto superior esquerdo do aplicativo.

Sabemos que mudanças podem ser desconforatáveis no início, mas lançar suas despesas e relatórios continua sendo feito da mesma maneira.

funcionalidade de saldo do aplicativo espresso

Além de mudar a página inicial, nós trouxemos para o aplicativo a  

FUNCIONALIDADE DE SALDO

que até então só estava disponível na web.

Para empresas que fazem uso de adiantamento, o saldo é o resultado da subtração dos valores de despesas aprovados do valor que foi creditado. Ou seja, o saldo mostra o valor a ser reembolsado para o colaborador ou o valor a ser devolvido por ele.

IMPORTANTE: Para uma boa utilização da funcionalidade de Saldo é imprescindível que os adiantamentos sejam sempre vinculados aos seus respectivos relatórios. 

Se você ainda não faz uso dessa funcionalidade e tem interesse em ativá-la na sua empresa, entre em contato conosco pelo telefone (34) 3014-4653.


Caso qualquer dúvida sobre as atualizações, você pode consultar nossa central de ajuda, iniciar um chat na página principal do site ou enviar um email para suporte@espressoapp.com.br . Providenciaremos para resolvê-la o mais rápido possível.

Estamos muito empolgados com tudo isso e esperamos que você goste do novo visual.

Independente da área de atuação da empresa, do porte ou qualquer outra coisa, sempre existirão dois tipos de vendedores: o Hunter (caçador) e o Farmer (fazendeiro). Esses conceitos abordam características específicas de uma pessoa de vendas e, com esses estilos conhecidos, somos capazes de entender cada vendedor e qual o comportamento deles – além do papel de cada um dentro de uma organização.

Nesse post vamos explicar quais são os dois tipos para que depois você pense e veja em qual deles você se encaixa melhor – e aproveite para fazer mudanças importantes, caso necessário.

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A situação é a seguinte: você fará uma viagem à trabalho e precisará registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará ser registrado e comprovado. De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Você abre o Excel e não sabe por onde começar a criar uma planilha de despesas para registrar tudo.

Quando se dá conta, em meio a notinhas, cupons e planilhas perdeu um dia todo inteiro. Ou ainda, pior do que isso, você percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

Complexo, não?

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, um passo-a-passo para você se organizar e – de quebra – criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um problema grande no futuro.

Vamos lá!

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Praticamente toda empresa – seja ela pequena, média ou grande – possui uma equipe que visita clientes, faz reuniões externas e, consequentemente, gera gastos que precisam ser reembolsados. O reembolso de despesas corporativas é lei. Desde que os gastos estejam relacionados às atividades do trabalho, é obrigação da empresa arcar com todos eles.

No entanto, para que esse processo seja possível, é necessário uma extensa e desgastante prestação de contas, a qual pode gerar muita dor de cabeça se não for executada corretamente. Nesse post trazemos com detalhes o que é o reembolso de despesas corporativas e como realizar seu processo de forma correta a fim de evitar erros e fraudes.

Mas, afinal, o que é Reembolso de Despesas Corporativas?

Em linhas gerais, o reembolso de despesas consiste no processo de devolução dos valores gastos e devidamente comprovados por um colaborador. Esses gastos geralmente são realizados em reuniões, visitas a clientes ou viagens a trabalho e em sua maioria contemplam alimentação, hospedagem e KM rodado. Podem ser incluídos aqui também todos os demais valores necessários para a execução da(s) tarefa(s) do colaborador.

Como dito anteriormente, as empresas devem arcar com tais gastos desde que estejam relacionados à atividades do trabalho. Todavia, para que o reembolso seja possível, é necessário um processo complexo de prestação de contas. Esse processo exige que o colaborador registre cada despesa, por menor que seja, pague e guarde o comprovante para “provar” o gasto. O funcionário deve verificar comprovante por comprovante e prestar contas à empresa assegurando-se que os gastos estejam conforme as políticas de reembolso da organização.

É por isso que dizemos que reembolso vai muito além de apenas ressarcir os funcionários. Quando mal executado pode gerar dúvidas, desgaste e estresse entre gestores e funcionários, além de ser um processo que se relaciona diretamente com a legislação trabalhista e, provavelmente, a gestão financeira e fiscal do seu negócio – merecendo atenção redobrada.

planilha de gastos de viagem

Como as empresas geralmente fazem (Não recomendamos)

Como mencionamos no tópico anterior, a maioria das pequenas e médias empresas tem o costume de realizar o reembolso por meio de formulários e planilhas de Excel. O colaborador registra os gastos, entrega a planilha junto ao montante de cupons e notinhas e o financeiro revisa, audita e aprova. Esse pode parecer um método útil e prático para empresas de menor porte, mas, pasme! Nesses anos de trajetória do Espresso já vimos muitas empresas grandes se valendo dos mesmos meios.

Sim, é isso mesmo! Cada cupom fiscal gerado por cada funcionário que realiza despesas externas, cada cafezinho consumido e toda situação ocorrida nas viagens, reuniões, etc, devem ser catalogados e entregues. Somente assim a área financeira poderá realizar a auditoria dos cupons e validar se a despesa poderá ser reembolsada.

Ao receber esses documentos, o departamento financeiro realiza a conferência de cada valor registrado para verificar se estes estão de acordo com a política de reembolsos da empresa, e posteriormente agenda o pagamento ao funcionário. É justamente nessa hora que duas situações acontecem: gastos sem comprovante (por perda ou outro motivo) e a conferência de cada lançamento.

O que acontece se o funcionário perde o comprovante fiscal?

Do ponto de vista legal, a empresa – independente do tamanho – não precisa arcar com esse gasto, já que não há nenhum registro financeiro. Esse é um direito da organização e deve estar detalhado na política de reembolsos empresariais.

Já o funcionário, que deseja evitar esse tipo de situação, tem o dever de guardar cada comprovante, para depois catalogá-lo e entregá-lo para o financeiro da empresa. Apesar de trabalhoso, isso é fundamental para manter a organização e evitar qualquer problema futuro para ambas as partes.

A empresa pode reembolsar um funcionário que não apresentou o comprovante de despesa?

Depende. Esse tipo de prática é possível em dois tipos de empresa: lucro presumido e simples nacional. Para os dois casos não haverá problema em reembolsar colaboradores sem que um cupom fiscal exista – e nem é necessário armazená-los após o reembolso. Abordamos o assunto de arquivamento de comprovantes nesse artigo.

O problema é que a falta de um cupom fiscal para pedido de reembolso pode incentivar colaboradores a cometerem fraudes o que pode prejudicar a empresa. Eis alguns exemplos de problemas possíveis nessa situação:

  1. Ganho indevido: reembolsos para gastos inexistentes;
  2. Itens proibidos pela política: reembolsos de itens não permitidos em horário de trabalho, como bebidas alcoólicas;
  3. Problemas contábeis: para empresas de Lucro Real, elas seriam afetadas pela falta de um documento que justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa – em caso de solicitação dos comprovantes pela receita federal.

Com essas situações apresentadas, chegamos à 2 conclusões:

  • Empresas de Lucro Presumido ou Simples Nacional PODEM reembolsar colaboradores sem comprovantes, mas não DEVEM;
  • Empresas de Lucro Real não DEVEM reembolsar gastos corporativos sem comprovantes.

Veja também:  Guia completo para criar um processo de reembolso de despesas na sua empresa

Já parou pra pensar quanto dinheiro a empresa gasta com esse processo?

Vamos fazer um exercício rápido: a Analista Financeira Ana dedica suas oito horas de trabalho de cada sexta-feira do mês para analisar cada comprovante e verificar os lançamentos nas planilhas. Ana, em sua função, está registrada com um salário de R$15 por hora. Com isso, cada sexta-feira de Ana – dedicados apenas à conferência para reembolso – custa R$120 à empresa.

Esse valor, se considerado um mês com 4 sextas-feiras, custaria à empresa R$480,00 mensais. Indo além e multiplicando pelos 11 meses que Ana trabalha no ano – já descontando as férias, faria com que a empresa gastasse com a Ana R$5.280,00 APENAS PARA CONFERIR CUPONS E PLANILHAS.

Lembre-se que esse é um exercício simples, que contempla uma situação simples e de apenas uma funcionária. A sua realidade pode e provavelmente é muito mais complexa que isso.

Você já considerou a quantidade de erros que podem acontecer no seu Reembolso de Despesas?

Nesse processo de conferência – graças a burocracia que ela exige -, é onde acontecem os mais diversos problemas de registros errados, tais quais: erros na planilha, notinhas danificadas pelo armazenamento incorreto, desorganização de registros e comprovantes ausentes.

Em empresas nas quais diversos colaboradores realizam reembolso, é muito comum que erros aconteçam. A chance de erro aumenta conforme o volume de despesas aumenta. Isso prejudica ainda mais o tempo de trabalho necessário por parte da Ana, e facilita a ocorrência de constrangimentos e situações inesperadas.

Por isso é importante usar a tecnologia ao nosso favor para buscarmos uma solução que resolve esses problemas apresentados. O Espresso foi desenvolvido para deixar todo o processo de reembolso de gastos mais fácil, liberando tempo do departamento financeiro, minimizando as chances de erros e, principalmente, evitando que sua empresa gaste além do necessário.

É mais praticidade e agilidade no controle e reembolso de gastos corporativos, tudo controlado por uma solução para web e smartphone – através de um aplicativo dedicado.

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