Tudo que você precisa saber sobre Viagens Corporativas

Tudo que você precisa saber sobre Viagens Corporativas

As viagens corporativas desempenham um papel crucial no mundo dos negócios, permitindo que empresas expandam suas operações, fortaleçam relacionamentos e alcancem novos mercados. No entanto, gerenciar eficazmente essas viagens pode ser um desafio, especialmente para os profissionais encarregados de cuidar de adiantamentos, reembolsos e prestação de contas dos colaboradores. 

Neste artigo, vamos explorar todos os aspectos das viagens corporativas, desde o planejamento até o controle de despesas. 

O que são viagens corporativas?

Viagem corporativa refere-se ao deslocamento de profissionais a serviço de uma organização para cumprir objetivos relacionados a negócios, como reuniões, conferências, treinamentos, negociações ou visitas a clientes.

Essas viagens são essenciais para estabelecer e manter relações comerciais, explorar oportunidades de mercado e promover a colaboração entre equipes, muitas vezes envolvendo deslocamentos nacionais e internacionais.

A importância das viagens corporativas

Além disso, as viagens de negócio podem oferecer uma série de benefícios significativos tanto para as organizações quanto para os funcionários envolvidos. Abaixo, destacamos algumas das razões pelas quais essas viagens são tão importantes:

Para as Empresas

As viagens corporativas abrem portas para a expansão de negócios ao explorar novos mercados e fortalecer relações comerciais. Além disso, ajuda no desenvolvimento de relacionamentos sólidos e de confiança com os clientes. 

Essas viagens também são uma ferramenta de treinamento valiosa, aprimorando as habilidades dos funcionários. Ao representar a empresa em eventos e locais diversos, reforçam a reputação corporativa. 

Por fim, oferecem informações cruciais para a tomada de decisões, tornando-se um investimento estratégico para o sucesso empresarial.

Para os Funcionários

Participar de viagens vai além de simplesmente representar a empresa em diferentes lugares. Essas experiências desempenham um papel fundamental no desenvolvimento profissional, proporcionando oportunidades para adquirir novas habilidades, o que, por sua vez, amplia as perspectivas de carreira. 

Além disso, as viagens corporativas também são uma ferramenta poderosa para a construção de uma rede de contatos profissionais diversificada, conectando os funcionários a pessoas de diferentes setores e regiões, o que pode abrir portas para oportunidades futuras.

Outro ponto, o simples fato de ter a chance de viajar e representar a empresa muitas vezes aumenta a motivação e o engajamento dos funcionários. Eles se sentem valorizados e reconhecidos pelo seu papel na organização.

Como organizar suas viagens corporativas?

Toda viagem requer um mínimo de planejamento até mesmo quando se trata da nossa vida pessoal. Afinal, você precisa pensar qual é a forma de deslocamento ou onde ficará hospedado, quando se trata do universo corporativo isso não é diferente. 

Por isso, algumas etapas são fundamentais para obter uma operação sustentável e que não haja gastos desnecessários. Portanto, é indicado criar procedimentos que vão desde a solicitação da viagem por um colaborador até a prestação de contas. A seguir, veja alguns itens importantes que devem ser considerados. 

Definindo o orçamento

Para criar um orçamento realista, é vital identificar todos os custos envolvidos na viagem. Isso inclui não apenas os custos diretos, como passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros, mas também despesas incidentais, como refeições, transporte local, comunicações e taxas relacionadas à viagem.

Além disso, é importante manter uma certa flexibilidade no orçamento, pois imprevistos podem ocorrer durante a viagem. Ter uma margem de manobra financeira pode ajudar a lidar com despesas não planejadas. 

Outro ponto importante é que as empresas podem economizar consideravelmente negociando tarifas com fornecedores de serviços de viagem, como companhias aéreas e hotéis. Essas tarifas podem proporcionar descontos significativos e reduzir os custos globais.

Criando a política de despesas

A política de despesa serve como um guia para todos os colaboradores e partes envolvidas no processo de viagens corporativas, desde o planejamento até a prestação de contas. Por isso, alguns detalhes são essenciais na hora de criar as regras de viagem na empresa. 

Estabelecendo Limites de Gastos

Um dos principais objetivos das políticas de viagem é estabelecer limites de gastos claros. Isso significa que a empresa define o quanto um colaborador pode gastar em categorias específicas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte. 

Esses limites ajudam a controlar as despesas e garantem que os gastos estejam alinhados com o orçamento da empresa. Por exemplo, a empresa irá custear a diária de um hotel que tenha o valor máximo de R$ 350,00. Caso seja gasto a mais, a empresa não irá pagar essa diferença, esse pagamento será de responsabilidade do colaborador. 

Além disso, ao definir limites de gastos, evita que os colaboradores excedam os limites permitidos, o que poderia resultar em gastos não autorizados e em um impacto negativo nas finanças da empresa.

Escolha de Fornecedores Aprovados

Outro componente crucial das políticas de viagem é a escolha de fornecedores aprovados. Isso significa que a empresa determina quais companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros fornecedores podem ser usados para viagens corporativas. 

A escolha de fornecedores geralmente se baseia em critérios como qualidade, custo e conformidade com as regras da empresa.

Ao pré-selecionar fornecedores, as empresas podem negociar acordos especiais que oferecem tarifas preferenciais e benefícios adicionais aos colaboradores em viagens. Isso não apenas economiza dinheiro, mas também garante uma experiência mais confortável para os viajantes.

Procedimentos de Autorização

Toda política de viagem deve ter procedimentos claros de autorização. Por exemplo, todos os colaboradores devem obter aprovação prévia antes de fazer qualquer reserva ou compromisso de viagem. A autorização pode ser concedida pelo gerente direto, pelo departamento de finanças ou por outra autoridade designada.

Essas autorizações garantem que todas as viagens corporativas sejam aprovadas e revisadas antes da reserva, evitando gastos não autorizados e garantindo que cada viagem esteja alinhada com os objetivos da empresa.

Comunicação e Conformidade

É essencial comunicar as políticas de viagem aos funcionários de forma clara e garantir que eles estejam cientes das diretrizes e expectativas da empresa. Desta forma, os colaboradores têm uma compreensão sólida do que é esperado deles durante as viagens corporativas. 

Isso minimiza a ambiguidade e ajuda a evitar conflitos ou desentendimentos relacionados a despesas não autorizadas. Não menos importante, a conformidade com essas políticas deve ser monitorada e aplicada de maneira consistente.

Processo de Aprovação

Com todo orçamento definido e a política de despesas, criar um fluxo para aprovar as viagens ajuda a garantir um processo mais ágil e eficiente. Veja algumas ideias que podem ser utilizadas para estruturar a sua operação. 

1ª Requisição de Viagem: Um funcionário que deseja realizar uma viagem deve preencher uma requisição de viagem, descrevendo o motivo da viagem, os objetivos e as datas planejadas. Isso permite uma avaliação inicial da necessidade da viagem.

2ª Análise e Aprovação: A requisição de viagem deve passar por uma análise, normalmente envolvendo o departamento responsável por viagens ou o gestor imediato. A aprovação é concedida com base na relevância da viagem para os objetivos da empresa e na disponibilidade de recursos financeiros.

3º Monitoramento e Controle: Durante a viagem, é essencial manter um controle rigoroso dos gastos para garantir que eles estejam alinhados com o orçamento aprovado. Isso envolve a retenção de recibos e registros de despesas.

4º Relatório de Despesas: Após a viagem, o funcionário deve preparar um relatório de despesas detalhado, documentando todos os gastos incorridos. Esse relatório é submetido para fins de reembolso e controle financeiro. 

O processo de aprovação não apenas controla os gastos, mas também assegura que cada viagem corporativa seja estrategicamente justificada e contribua para os objetivos da empresa.

Quais são os custos básicos de uma viagem de trabalho?

Como mencionado anteriormente, uma viagem de negócios abrange uma série de custos que podem impactar significativamente o orçamento da empresa. A seguir, vamos apresentar os principais gastos envolvidos nesse processo, proporcionando uma visão abrangente para gestores e profissionais.

Passagens Aéreas e Hospedagem

O custo mais evidente de uma viagem corporativa está relacionado às passagens aéreas e hospedagem. Dependendo da distância e da localização, esses gastos podem variar consideravelmente. 

A antecedência na compra de passagens e a busca por opções de hospedagem mais econômicas são práticas fundamentais para otimizar esses custos. 

Uma dica é monitorar as passagens aéreas em sites como Skyscanner, ele é um buscador que reúne os preços de diversas companhias aéreas, facilitando a pesquisa. Já para hotéis o Booking possui a mesma finalidade. 

Alimentação e Despesas Diárias

Os colaboradores em viagem têm necessidades diárias, como alimentação e pequenas despesas. É importante considerar um orçamento para refeições durante a estadia, bem como despesas com transporte local, táxis e eventuais necessidades imprevistas.

Apesar da política de despesas ajudar a definir esses limites, vale lembrar que tem cidades que possuem um custo maior de vida. Portanto, é importante ter algumas exceções para esse tipo de deslocamento, por exemplo. 

Deslocamento Local

Em algumas viagens corporativas, é necessário deslocar-se localmente para reuniões, eventos ou visitas a clientes. Os gastos com transporte local, aluguel de veículos ou serviços de transporte por aplicativo devem ser levados em conta no planejamento financeiro.

Seguro Viagem e Saúde

A segurança e o bem-estar dos colaboradores são prioridades em viagens corporativas. Portanto, a aquisição de um seguro viagem é fundamental. Além disso, é importante considerar gastos com cuidados médicos, consultas e medicamentos que possam ser necessários durante a estadia.

Tecnologia e Comunicação

A manutenção da conectividade é vital em viagens corporativas. Os gastos com planos de dados, ligações telefônicas e uso de dispositivos eletrônicos devem ser incluídos no orçamento.

Tempo Perdido em Viagens

Embora não seja um custo tangível, o tempo perdido durante as viagens corporativas também deve ser avaliado. O tempo gasto em deslocamentos pode representar uma perda de produtividade, e estratégias para minimizar esse impacto devem ser exploradas.

Gestão das despesas de Viagens Corporativas 

Basicamente, um processo de viagem repassa por três processos: adiantamento, reembolso e prestação de contas. Todas essas etapas são fundamentais para obter um controle das viagens e, principalmente, manter um fluxo de caixa saudável.

Entenda como organizar melhor cada processo na sua empresa! 

Gestão de Adiantamentos

O adiantamento na gestão de viagens corporativas refere-se a uma prática comum em que a empresa fornece antecipadamente uma quantia em dinheiro ao funcionário que fará uma viagem a serviço da organização. Esse adiantamento é destinado a cobrir despesas que possam incorrer durante a viagem, como hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relacionadas.

Quando os adiantamentos são bem administrados não apenas fornecem aos colaboradores os recursos necessários para suas viagens, mas também ajudam a manter um fluxo de caixa saudável para a empresa. Neste tópico, vamos explorar em detalhes como gerenciar adiantamentos de forma eficaz.

Determine valores para os adiantamentos

Uma das questões cruciais na gestão de adiantamentos é determinar os valores apropriados a serem concedidos a cada colaborador. Isso requer um equilíbrio entre fornecer fundos suficientes para cobrir as despesas da viagem e evitar um comprometimento excessivo do orçamento da empresa. 

Algumas estratégias comuns para determinar esses valores incluem:

  • Políticas Baseadas em Destino: Definir diferentes valores de adiantamento com base nos destinos das viagens, levando em consideração os custos de vida e as despesas típicas em cada local;
  • Políticas Baseadas na Duração da Viagem: Ajustar os adiantamentos de acordo com a duração prevista da viagem, fornecendo valores maiores para viagens mais longas;
  • Políticas Baseadas na Função do Colaborador: Colaboradores com funções que exigem mais despesas durante a viagem podem receber adiantamentos maiores.

Métodos de pagamento para os adiantamentos

Existem métodos comuns de pagamento que proporcionam conveniência e segurança. Duas opções frequentemente utilizadas são as transferências bancárias e os cartões corporativos, entenda qual é a melhor opção para a sua gestão de adiantamentos.

Transferências bancárias

Nas transferências bancárias, a empresa transfere diretamente o valor acordado para a conta do funcionário. Essa abordagem oferece praticidade, pois o dinheiro é obtido por meio de saques em caixas eletrônicos, pagamentos com cartão de débito ou transferências adicionais conforme necessário durante a viagem.

É importante garantir que as informações bancárias do funcionário sejam mantidas em sigilo e que os protocolos de segurança da empresa estejam em vigor para proteger as transações financeiras.

Além disso, é recomendado que os funcionários sejam conscientizados sobre os riscos de segurança associados ao transporte de dinheiro em espécie. Incentive o uso de meios eletrônicos de pagamento sempre que possível, como cartões de débito ou crédito, e forneça informações sobre precauções de segurança, como manter o dinheiro em local seguro, evitar exibições públicas de grandes quantias e utilizar cofres nos hotéis.

Cartão corporativo

Os cartões corporativos são emitidos pela empresa e destinados a despesas de viagem. Com eles, os funcionários podem fazer pagamentos em estabelecimentos, hotéis, aluguel de carros e outras necessidades relacionadas à viagem.

Esses cartões oferecem controle e rastreamento mais precisos dos gastos, além de facilitarem a prestação de contas após o retorno, como o Cartão Espresso. Outro ponto é que evita problemas trabalhistas por depositar valores além do próprio salário do colaborador. 

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Processo de Solicitação e Aprovação

Estabelecer um procedimento para solicitação e aprovação de adiantamentos garante que a empresa saiba quem está recebendo fundos e para quais finalidades. Em resumo, esse processo pode ser descrito em três etapas. 

Solicitação: O colaborador apresenta uma solicitação de adiantamento, detalhando o valor necessário, as datas da viagem e a finalidade do adiantamento.

Aprovação: Um processo de aprovação é acionado, geralmente envolvendo a gerência ou o departamento financeiro, que revisa a solicitação e aprova se estiver de acordo com as políticas da empresa.

Desembolso: Após a aprovação, o adiantamento é liberado para o colaborador, geralmente na forma de um depósito em sua conta bancária ou cartões corporativos. 

Prestação de Contas dos Adiantamentos

Junto com o adiantamento, as empresas também devem estabelecer regras para a prestação de contas. Isso significa que os colaboradores devem apresentar relatórios detalhados de despesas após a viagem, documentando como o dinheiro foi utilizado. 

Primeiro é importante definir datas limite para a submissão dos relatórios de despesas para evitar atrasos no fluxo de conferência do financeiro. Além disso, exigir que os colaboradores forneçam recibos e descrições detalhadas de cada despesa, seja para validar as políticas ou regulamentação fiscal. 

Não menos importante, o não cumprimento das políticas de prestação de contas pode resultar na recuperação dos fundos não gastos ou em penalidades para o colaborador.

Gestão de Reembolso

O reembolso é quando um funcionário realizou uma viagem a serviço da empresa, mas utilizou seu próprio dinheiro. Sendo assim, a organização precisa pagar esses custos a ele. 

Facilitar o processo de reembolso para os colaboradores é uma prioridade na gestão de despesas de viagens. Isso não apenas promove a satisfação dos funcionários, mas também mantém a transparência financeira e a eficiência para a empresa. 

A seguir, veja algumas dicas para construir um processo de reembolsos eficiente. 

Estabeleça Prazos Claros para Submissão de Despesas

Para que o colaborador não demore a receber seu dinheiro e o financeiro consiga manter o fluxo de caixa bem organizado, estabelecer prazos de reembolso é crucial. Um exemplo, é definir um período de 5 dias úteis para que o funcionário apresente o relatório de despesas após a viagem. 

A empresa também precisa de um prazo para revisar e aprovar as despesas após a apresentação pelo colaborador.  O estabelecimento dessas datas cria um senso de urgência e responsabilidade, garantindo que as despesas sejam submetidas e processadas em tempo hábil.

Categorização Adequada de Despesas

Uma parte essencial do processo de reembolso é a categorização adequada dos gastos. Isso envolve a organização das despesas em categorias específicas, como transporte, hospedagem, alimentação e entretenimento. 

Organizar as despesas dessa forma permite uma análise mais estratégica dos investimentos realizados. Por exemplo, ao emitir relatórios à empresa consegue rastrear e analisar os gastos por categoria, identificando áreas onde podem ser realizadas economias.

Além disso, facilita a dedução de despesas relacionadas a impostos.

Garantindo o  Processamento de Reembolsos

É fundamental que todas as despesas reembolsáveis sejam processadas de forma justa e transparente. Para alcançar isso, a empresa deve seguir algumas práticas recomendadas:

  • Padrões de Reembolso Claros: Estabeleça padrões claros para o reembolso de despesas, incluindo limites e políticas específicas para categorias de gastos.
  • Comunicação Transparente: Mantenha os colaboradores informados sobre o status de suas solicitações de reembolso e forneça feedback claro se uma despesa for rejeitada ou ajustada.
  • Prazo de Pagamento: Estabeleça uma data limite para o pagamento dos reembolsos, para que os colaboradores não tenham que esperar indefinidamente pelo reembolso de suas despesas.

Ao adotar essas práticas, a empresa cria um processo de reembolso que beneficia tanto os colaboradores quanto a organização como um todo.

Por que usar cartão corporativo nas viagens a trabalho?

O uso do cartão corporativo em viagens surge como uma solução eficiente para otimizar a gestão de despesas, proporcionando praticidade, controle e benefícios exclusivos.

Uma das vantagens do cartão corporativo é a facilidade na categorização de despesas. As transações são detalhadas, permitindo uma análise precisa de onde o dinheiro está sendo empregado. Isso simplifica a prestação de contas e agiliza os processos administrativos.

Outro ponto, é que existem sistemas que permitem aos gestores monitorar em tempo real os gastos, estabelecer limites por categoria e receber alertas em casos de transações suspeitas. Além disso, muitos cartões corporativos oferecem benefícios exclusivos, como descontos em hospedagens, acesso a salas VIP em aeroportos e programas de recompensas.

Modalidades de Cartão Corporativo: Pré-pago e Pós-pago

Pré-pago

O cartão corporativo pré-pago é uma opção que permite carregar um valor específico antes da viagem. Esse método proporciona um controle rigoroso dos gastos, evitando surpresas no final do período. 

Além disso, é uma alternativa segura, pois em caso de perda ou roubo, o valor disponível no cartão é limitado.

Pós-pago

Já o cartão corporativo pós-pago opera de maneira mais convencional, sem a necessidade de recargas prévias. Os gastos são consolidados e pagos após o período da viagem. 

Essa modalidade oferece maior flexibilidade financeira, mas requer uma gestão cuidadosa para evitar despesas excessivas.

Cartão do Espresso: uma gestão de despesas corporativas completa

O Cartão do Espresso é uma solução completa para a gestão financeira de viagens corporativas. O nosso cartão é integrado à nossa plataforma de gestão de despesas, facilitando ainda mais o controle administrativo. 

Todas as transações são automaticamente registradas, simplificando a análise de gastos e a elaboração de relatórios. Você ainda elimina os adiantamentos em dinheiro e inúmeras solicitações de reembolso. Com nosso cartão, você pode disponibilizar saldo via PIX, ajustar o limite de gasto por colaborador e a prestação de contas é totalmente automatizada.

Além das viagens de trabalho, você pode pagar uma diversidade de despesas como assinaturas de softwares e plataformas de anúncios. Conheça o Cartão Espresso e simplifique a gestão das despesas de viagem.

Como fazer um relatório de despesas de viagem?

Manter um registro preciso de despesas, não garante apenas o controle financeiro adequado, mas também facilita o processo de prestação de contas e reembolso. Vamos explorar como manter registros precisos de gastos e o uso de ferramentas e aplicativos pode simplificar esse processo.

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O que não pode faltar em um Relatório de Prestação de Contas de Viagens?

Um relatório de despesas de viagem é um documento fundamental para a prestação de contas de gastos. Ele fornece uma visão detalhada das despesas e permite que a empresa reembolse o funcionário de forma adequada, além do controle financeiro. 

Aqui estão os elementos essenciais que devem estar presentes em um relatório de despesas de viagem:

1. Informações do Viajante

  • Nome do funcionário;
  • Departamento ou unidade de trabalho;
  • Data da viagem;
  • Período da viagem (datas de início e término).

2. Detalhes das Despesas

Uma lista completa de todas as despesas incorridas durante a viagem. Isso pode incluir:

  • Passagens aéreas, ônibus ou aluguel de veículos;
  • Hospedagem (incluindo datas e nome do hotel);
  • Alimentação;
  • Transporte local (táxis, transporte público ou aplicativos de transporte);
  • Outras despesas relacionadas à viagem (seguro de viagem, material de escritório, etc.)

3. Conversão de Moeda (se aplicável):

Se a viagem envolveu uma moeda diferente do país local da empresa, é importante fornecer as taxas de câmbio usadas para converter os gastos. 

4. Categorização de Despesas:

Classificação das despesas em categorias específicas, como transporte, hospedagem, alimentação, entretenimento, etc. Isso ajuda na análise dos gastos e na tomada de decisões financeiras.

5. Valor Total das Despesas:

Um resumo que mostra o valor total de todas as despesas registradas. Isso ajuda a empresa a entender o custo total da viagem.

6. Comentários ou Notas (se necessário):

Espaço para qualquer explicação adicional ou informações relevantes, como justificativas para despesas incomuns ou anotações importantes.

7. Aprovações e Assinaturas:

Assinaturas do funcionário que fez a viagem e do supervisor ou gerente responsável pela aprovação do relatório de despesas.

8. Políticas e Conformidade:

Confirmação de que todas as despesas estão em conformidade com as políticas internas da empresa. Isso pode incluir limites de gastos, regras de reembolso e conformidade com políticas de viagem.

9. Anexos e Recibos:

Anexos de todos os recibos e comprovantes de pagamento, garantindo a autenticidade das despesas declaradas.

10. Informações Bancárias (se aplicável):

Detalhes da conta bancária do funcionário para fins de reembolso direto, se essa for a prática da empresa.

11. Data da Submissão:

Data em que o relatório de despesas foi submetido para processamento. É fundamental que todas as informações sejam precisas, completas e organizadas no relatório de despesas de viagem. Isso simplifica o processo de revisão, aprovação e reembolso, garantindo que a empresa e o funcionário estejam alinhados com as políticas financeiras e de viagem estabelecidas.

Por que devo usar um sistema para fazer a  Gestão de Despesas de Viagens?

Para se ter uma gestão eficaz das despesas de viagens depende em grande parte do uso de tecnologia apropriada. Por isso, um software especializado contribui para obter processos mais organizados e ágeis. 

Uma das maiores vantagens das soluções tecnológicas é a capacidade de capturar automaticamente as despesas. Isso significa que, em vez de depender de recibos em papel, os colaboradores podem tirar fotos das notas com seu celular ou carregar informações diretamente em um aplicativo. 

Outro ponto, os sistemas também permitem rastrear gastos em tempo real, contribuindo para que o setor financeiro tenha uma visão instantânea dos custos acumulados durante a viagem. O rastreamento ajuda a manter os gastos dentro dos limites estabelecidos e permite a intervenção imediata em caso de gastos excessivos ou não autorizados.

Não menos importante, a geração de relatórios detalhados e dashboards em tempo real. Afinal, eles ajudam a organizar e gerir a prestação de contas, reembolso, auditoria e análise de custos.

Além disso, os relatórios ajudam a identificar tendências de gastos ao longo do tempo. Isso pode incluir padrões sazonais, como aumento de gastos durante determinadas épocas do ano, ou preferências de gastos, como a escolha frequente de determinadas companhias aéreas ou hotéis.

Um exemplo, é a plataforma do Espresso, uma solução completa para sua gestão de despesas, adiantamentos e reembolsos. O sistema simplifica o controle financeiro ao permitir que você crie políticas de despesas personalizadas, fluxos de aprovação eficientes e classificação automatizada das despesas.

Com a integração com diversos ERPs financeiros, o Espresso proporciona uma gestão unificada e altamente eficiente, garantindo que todas as suas informações financeiras estejam sincronizadas em um só lugar.

O Espresso ainda oferece um cartão corporativo, centralizando pagamentos e proporcionando maior controle financeiro. Recursos avançados de proteção contra fraudes garantem a segurança das transações. Agende uma demonstração do Espresso. 

Quais são os direitos do funcionário que viaja pela empresa?

Pode até parecer simples, mas por trás de uma viagem de negócios, há um conjunto complexo de requisitos legais que merece uma atenção minuciosa.

É importante garantir que a empresa esteja em total conformidade com as exigências. Não se trata apenas de evitar problemas legais, mas também de manter a reputação e a estabilidade financeira da organização.

Os direitos do trabalhador que faz viagens corporativas são praticamente os mesmos daqueles garantidos aos demais funcionários. Afinal, conforme explica a CLT, sempre que o colaborador estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando. 

Sendo assim, o funcionário em viagem tem o direito a intervalos, reembolso das despesas ou ajuda de custo para financiamento da viagem, bem como pagamento por hora extra e sobreaviso. Entenda mais nos próximos tópicos! 

O que a lei do CLT diz sobre as viagens corporativas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) assegura aos profissionais em viagem a trabalho os mesmos direitos garantidos aos demais funcionários. Isso porque, segundo o artigo 4 da CLT, sempre que o profissional estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando. Embora o texto não fale especificamente sobre viagem, ele pode ser aplicado a viagens a trabalho neste contexto. 

O mesmo texto serve como base para o pagamento de horas extras durante as viagens. Caso o trabalhador permaneça à disposição da empresa por mais de oito horas diárias, ele tem direito ao pagamento de horas extras. 

Por outro lado, a jurisprudência entende que deslocamento realizado em função de viagens a trabalho é considerado parte da jornada de trabalho do funcionário. Sendo assim, caso o deslocamento seja longo, o colaborador deve receber horas extras por isso.

Vale lembrar que a regulamentação das viagens corporativas também pode ser influenciada por acordos coletivos, convenções coletivas ou contratos individuais de trabalho. Por isso, é importante consultar esses documentos antes de adotar essa prática na empresa e criar uma política interna para lidar com o tema.

Deslocamento de viagem conta ou não como hora extra?

Pela lei, não existe previsão específica em relação às viagens, o que exige que essas situações sejam interpretadas com base nas disposições gerais da CLT sobre a jornada e o labor extraordinário. 

Ao tratar especificamente sobre o controle da jornada de trabalho, alguns trechos da lei podem ajudar a esclarecer alguns pontos sobre as viagens de trabalho:

Art. 4º – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.

Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.

§ 1º Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. 

§ 2º O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador. 

Art. 59.  A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.   

§ 1o A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.

(…)

Art. 66 – Entre 2 (duas) jornadas de trabalho haverá um período mínimo de 11 (onze) horas consecutivas para descanso.   

Art. 67 – Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 (vinte e quatro) horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo ou em parte.

Parágrafo único – Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização.

Quais são as horas que devem ser contabilizadas como jornada?

Todos os momentos em que o trabalhador estiver à disposição do empregador durante a viagem deverão ser remunerados. 

Para isso, considere que o tempo de deslocamento será contabilizado na jornada. Isso decorre do fato de que ele não seria necessário caso a viagem não tivesse sido requerida pela empresa.

A pernoite pode ser considerada como hora extra?

Uma das principais dúvidas é se existem horas extras decorrentes de pernoite do empregado em algum tipo de hospedagem quando houver viagem em razão do trabalho.

A CLT estabelece que todos os empregados devem ter ao menos 11 horas de descanso entre o final de uma jornada de trabalho e o início de outra. A interpretação dos juízes é de que o intervalo de descanso pode ser realizado em qualquer lugar.

A pausa na refeição pode ser feita em qualquer local e deslocado e por isso o voltado ao descanso entre uma jornada e outra. Essa lógica afasta a necessidade de pagamento de horas extras nesses casos.

A pernoite não é considerada para fins de jornada. É preciso ter cuidado quanto às horas que a seguem após o empregado iniciar seu dia. A partir desse momento o indivíduo novamente está à disposição do empregador, mesmo que para esperar o momento de compromisso.

E quando o deslocamento ocorre durante o descanso semanal remunerado ou feriado?

Quando o deslocamento ou viagem atinge repouso semanal remunerado ou feriado o empregado terá direito ao recebimento das horas transcorridas em dobro, com adicional de 100%. Na hipótese de existência de acordo de compensação é possibilitada à empresa a concessão de folga compensatória em outro dia.

Vai viajar de carro? Aprenda como calcular o gasto de gasolina em uma viagem.

Calcular o gasto de gasolina em uma viagem é uma tarefa importante para otimizar os custos e planejar adequadamente seus deslocamentos, além de passar uma previsibilidade dos valores para a empresa.

Algumas dicas para fazer o cálculo do valor do km rodado na sua viagem de trabalho:

  1. Conheça o Consumo do Veículo

Antes de tudo, é importante saber quantos quilômetros seu veículo percorre por litro. Essa informação geralmente está disponível no manual do proprietário do veículo ou pode ser obtida junto ao fabricante.

  1. Meça a Distância da Viagem

Determine a distância total que será percorrida durante a viagem. Você pode usar aplicativos de mapas online para calcular a distância entre o ponto de partida e o destino.

  1. Calcule o Consumo Estimado

 Divida a distância total pelo consumo médio do veículo em quilômetros por litro. A fórmula básica é: 

Consumo de Gasolina = \frac{Distância Total}{Consumo Médio do Veículo} 

  1. Verifique o Preço da Gasolina

Para obter o custo total da viagem, multiplique o consumo de gasolina pelo preço atual do combustível por litro. A fórmula é:

 Custo Total = Consumo de Gasolina \times Preço da Gasolina por Litro

  1. Prepare-se para Variações

Lembre-se de que esses cálculos são estimativas. O consumo real pode variar devido a diferentes condições na estrada. Esteja preparado para ajustar seus cálculos conforme necessário.

Baixe Grátis: Planilha de Cálculo de KM Rodado

Ao seguir esses passos, você poderá calcular de maneira mais precisa o gasto de gasolina em uma viagem, permitindo um planejamento financeiro mais eficiente e sustentável.

Bônus: Dicas essenciais para Viagens Corporativas

Viajar a trabalho pode ser uma experiência enriquecedora, mas também desafiadora. Entre reuniões, compromissos e horários apertados, é importante estar preparado para enfrentar imprevistos que podem surgir durante a viagem. 

Por isso, separamos algumas dicas para que você possa se organizar da melhor maneira e não passar nenhum “perrengue”. 

Tamanho de Malas para o Avião

O tamanho da mala que você escolhe para sua viagem corporativa pode impactar significativamente sua experiência. Para evitar transtornos, certifique-se de que sua bagagem atenda aos requisitos de tamanho da companhia aérea

Geralmente, malas de mão têm dimensões padronizadas, e excedê-las pode resultar em taxas extras ou a necessidade de despachar a bagagem. Opte por malas compactas e funcionais, garantindo praticidade no transporte e facilidade ao lidar com os procedimentos de embarque e desembarque.

Check-in no Aeroporto

Realizar o check-in no aeroporto é etapa crucial para uma viagem tranquila. Muitas companhias aéreas oferecem opções de check-in online, permitindo que você economize tempo e evite filas. 

Se preferir realizar o procedimento no aeroporto, chegue com antecedência suficiente para evitar imprevistos. Certifique-se de ter consigo todos os documentos necessários, como passaporte e cartão de embarque. O uso de aplicativos das companhias aéreas também pode facilitar o processo, proporcionando praticidade e agilidade.

É importante lembrar que quando houver despacho de bagagem (malas acima de 10kg), deve-se chegar também com antecedência no aeroporto, pois esse procedimento é necessário que seja feito nos balcões de atendimento antes do embarque. 

Com quanto tempo de antecedência devo comprar passagem aérea?

A antecedência na compra de passagens aéreas é uma decisão estratégica que pode impactar não apenas o seu orçamento, mas também a disponibilidade de voos desejados. 

Para viagens corporativas, é recomendável reservar suas passagens com antecedência, especialmente em períodos de alta demanda ou eventos empresariais. No cenário nacional, procurar passagens com pelo menos 40 dias de antecedência pode garantir melhores tarifas. 

Já para viagens internacionais, considere um prazo mais amplo, idealmente entre 60 a 90 dias, assegurando a disponibilidade e a possibilidade de escolher os melhores assentos.

Quais roupas devo levar em uma viagem de negócios?

Ao planejar sua mala, leve em consideração o ambiente empresarial do seu destino. Opte por peças versáteis que possam ser combinadas de diferentes maneiras, permitindo que você esteja pronto para ocasiões formais e informais. 

Roupas que não amassem facilmente também são uma escolha inteligente, evitando a necessidade de passar horas a mais cuidando de sua aparência.

Tenha uma bagagem de mão bem equipada

Além de suas roupas e documentos, certifique-se de incluir itens essenciais na sua bagagem de mão. Carregadores portáteis, adaptadores universais, medicamentos pessoais, um bom livro ou tablet e fones de ouvido podem tornar sua viagem mais agradável. 

Esteja preparado para eventualidades, como atrasos ou conexões apertadas, mantendo consigo o que é crucial para sua comodidade.

Programas de fidelidade e serviços do aeroporto

Uma boa iniciativa é participar de programas de fidelidade das companhias aéreas e redes de hotéis. Acumular milhas e pontos não apenas pode resultar em upgrades e descontos, mas também oferece benefícios como embarque prioritário e acesso a lounges.

Muitos aeroportos dispõem de lounges executivos, espaços de trabalho, salas de reunião e serviços de concierge, proporcionando um ambiente propício para negócios. Ao conhecer essas facilidades, você pode otimizar seu tempo durante escalas e conexões, proporcionando um toque extra de conforto e conveniência.

Serviços de assessoria de viagem

Algumas empresas contam com serviços de assessoria de viagem para facilitar o planejamento e a execução das viagens corporativas. Esses serviços podem incluir reservas de passagens, alojamento, transporte terrestre e até mesmo auxílio em questões relacionadas a vistos internacionais. 

Tenha um controle de despesas efetivo

Utilize ferramentas de controle de despesas fornecidas pela sua empresa ou adote aplicativos especializados, como o Espresso App. Manter recibos organizados, registrar despesas imediatamente e seguir os procedimentos estabelecidos contribuirá para uma prestação de contas eficiente. 

Isso não só simplificará o processo para o colaborador, mas também agilizará a auditoria financeira interna.

Tenha checklists para a viagem

Elabore checklists personalizados para cada viagem. Inclua itens como documentos necessários, dispositivos eletrônicos, carregadores, cartões corporativos e informações de contato relevantes. 

Esses checklists podem ser compartilhados com a equipe responsável pela organização da viagem, facilitando a coordenação e garantindo que nada seja esquecido.

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Gerenciamento do fuso horário: minimize o jet lag

Em viagens internacionais, especialmente para fusos horários distintos, é crucial minimizar os efeitos do jet lag. Ajuste gradualmente seus horários de sono nos dias que antecedem a viagem, mantenha-se hidratado durante o voo e programe períodos de descanso para facilitar a adaptação ao novo horário local. 

Isso contribuirá para que você esteja alerta e produtivo assim que chegar ao seu destino.

Conectividade no exterior: planos de dados e roaming

Antes de viajar para o exterior, verifique as opções de planos de dados e roaming oferecidos pela sua operadora de telefonia. Manter-se conectado é vital para comunicações de trabalho e navegação em um ambiente desconhecido.

Considere a possibilidade de adquirir um chip local ou um plano internacional para garantir conectividade constante sem surpresas nas contas.

Organize seus itinerários e backup de documentos

Utilize aplicativos de gerenciamento de viagens para consolidar todas as informações relevantes em um itinerário digital. Desde detalhes de voos e reservas de hotel até compromissos agendados, ter acesso fácil a essas informações em dispositivos móveis simplifica o planejamento diário e minimiza a necessidade de carregar documentos impressos.

Além disso, digitalize e armazene documentos essenciais, como passaporte, carteira de motorista e cartões de crédito, em um local seguro na nuvem. Em caso de extravio ou roubo, essa precaução facilita o processo de recuperação e minimiza os transtornos associados à perda de documentos importantes durante uma viagem de negócios.

Reservas de salas de reunião

Se suas atividades de trabalho exigirem reuniões presenciais, certifique-se de reservar salas de reunião com antecedência. Comunique suas necessidades à equipe organizadora da viagem, fornecendo informações sobre a capacidade desejada, equipamentos audiovisuais necessários e qualquer outra exigência específica. 

Equilíbrio entre trabalho e lazer

Se a agenda permitir, reserve um tempo para explorar o destino. Encontrar o equilíbrio entre compromissos de trabalho e momentos de lazer contribui não apenas para o bem-estar pessoal, mas também pode proporcionar insights culturais valiosos.

Dê feedback pós viagem

Após a conclusão da viagem, forneça feedback detalhado à equipe organizadora. Avalie a eficácia do planejamento, destaque pontos positivos e identifique áreas de melhoria. Esse retorno não apenas contribui para a otimização dos processos internos, mas também ajuda a criar experiências mais eficientes e agradáveis para os colaboradores em futuras viagens corporativas.

Espresso: gestão de despesas para viagens corporativas

Viajar a trabalho demanda uma gestão eficiente das despesas, e o Espresso surge como uma ferramenta para simplificar esse processo. A nossa plataforma oferece uma solução abrangente para organizar e otimizar cada etapa da sua viagem de trabalho.

O Espresso permite que colaboradores registrem despesas de forma rápida e intuitiva, eliminando a necessidade de lidar com recibos em papel. Com a capacidade de categorizar despesas de acordo com as necessidades da empresa, o sistema simplifica a prestação de contas, garantindo transparência e conformidade com os padrões estabelecidos.

Além disso, a integração de cartões corporativos facilita a reconciliação de transações e fatura. Desta forma, a equipe de finanças pode monitorar em tempo real os gastos realizados, reduzindo a chance de fraudes e proporcionando um controle mais efetivo sobre o orçamento destinado à viagem corporativa.

Outro ponto é a personalização das políticas de gastos, adaptando-se às especificidades da empresa. Ao estabelecer limites de despesas por categoria ou por colaborador, isso garante que todos os gastos estejam alinhados aos padrões estabelecidos pela empresa, quando não estiverem os responsáveis são notificados. 

Por fim, você pode obter relatórios com uma visão detalhada do orçamento, permitindo que gestores e equipes financeiras identifiquem padrões de gastos, identifiquem áreas de oportunidade para economias e tomem decisões informadas para otimizar futuras viagens corporativas.

Quer saber mais? Agende uma demonstração da nossa plataforma gratuitamente.