March 26, 2024
As viagens corporativas desempenham um papel crucial no mundo dos negócios, permitindo que empresas expandam suas operações, fortaleçam relacionamentos e alcancem novos mercados. No entanto, gerenciar eficazmente essas viagens pode ser um desafio, especialmente para os profissionais encarregados de cuidar de adiantamentos, reembolsos e prestação de contas dos colaboradores.
Neste artigo, vamos explorar todos os aspectos das viagens corporativas, desde o planejamento até o controle de despesas.
O que são viagens corporativas?
As viagens corporativas referem-se a deslocamentos realizados por funcionários de uma empresa, a serviço da organização, com o objetivo de atender a uma variedade de finalidades relacionadas aos negócios. Essas finalidades podem incluir:
- Reuniões e negociações;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Representação da empresa;
- Expansão de mercado;
- Auditorias e inspeções.
A importância das viagens corporativas
Além disso, as viagens corporativas podem oferecer uma série de benefícios significativos tanto para as organizações quanto para os funcionários envolvidos. Abaixo, destacamos algumas das razões pelas quais essas viagens são tão importantes:
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Para as Empresas
As viagens corporativas abrem portas para a expansão de negócios ao explorar novos mercados e fortalecer relações comerciais. Além disso, ajuda no desenvolvimento de relacionamentos sólidos com clientes e colegas de trabalho, contribuindo para a confiança e a colaboração.
Essas viagens também são uma ferramenta de treinamento valiosa, aprimorando as habilidades dos funcionários. Ao representar a empresa em eventos e locais diversos, reforçam a reputação corporativa. Por fim, oferecem informações cruciais para a tomada de decisões, tornando-se um investimento estratégico para o crescimento e sucesso empresarial.
Para os Funcionários
Participar de viagens vai além de simplesmente representar a empresa em diferentes lugares. Essas experiências desempenham um papel fundamental no desenvolvimento profissional, proporcionando oportunidades para aprender e adquirir novas habilidades, o que, por sua vez, amplia suas perspectivas de carreira.
Além disso, as viagens corporativas também são uma ferramenta poderosa para a construção de uma rede de contatos profissionais diversificada, conectando os funcionários a pessoas de diferentes setores e regiões, o que pode abrir portas para oportunidades futuras.
Outro ponto, o simples fato de ter a chance de viajar e representar a empresa muitas vezes aumenta a motivação e o engajamento dos funcionários. Eles se sentem valorizados e reconhecidos pelo seu papel na organização.
Como organizar suas viagens corporativas?
Toda viagem requer um mínimo de planejamento até mesmo quando se trata da nossa vida pessoal. Afinal, você precisa pensar qual é a forma de deslocamento ou onde ficará hospedado, quando se trata do universo corporativo isso não é diferente.
Por isso, algumas etapas são fundamentais para obter uma operação sustentável e que não haja gastos desnecessários. Portanto, é indicado criar procedimentos que vão desde a solicitação da viagem por um colaborador até a prestação de contas. A seguir, veja alguns itens importantes que devem ser considerados.
Definindo o orçamento
Para criar um orçamento realista, é vital identificar todos os custos envolvidos na viagem. Isso inclui não apenas os custos diretos, como passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros, mas também despesas incidentais, como refeições, transporte local, comunicações e taxas relacionadas à viagem.
Além disso, é importante manter uma certa flexibilidade no orçamento, pois imprevistos podem ocorrer durante a viagem. Ter uma margem de manobra financeira pode ajudar a lidar com despesas não planejadas.
Outro ponto importante é que as empresas podem economizar consideravelmente negociando tarifas corporativas com fornecedores de serviços de viagem, como companhias aéreas e hotéis. Essas tarifas podem proporcionar descontos significativos e reduzir os custos globais.
Criando a política de despesas
A política de despesa serve como um guia para todos os colaboradores e partes envolvidas no processo de viagens corporativas, desde o planejamento até a prestação de contas. Por isso, alguns detalhes são essenciais na hora de criar as regras de viagem na empresa.
Estabelecendo Limites de Gastos
Um dos principais objetivos das políticas de viagem é estabelecer limites de gastos claros. Isso significa que a empresa define o quanto um colaborador pode gastar em categorias específicas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte.
Esses limites ajudam a controlar as despesas e garantem que os gastos estejam alinhados com o orçamento da empresa. Por exemplo, a empresa irá custear a diária de um hotel que tenha o valor máximo de R$ 350,00. Caso seja gasto a mais, a empresa não irá pagar essa diferença, esse pagamento será de responsabilidade do colaborador.
Além disso, ao definir limites de gastos, evita que os colaboradores excedam os limites permitidos, o que poderia resultar em gastos não autorizados e em um impacto negativo nas finanças da empresa.
Escolha de Fornecedores Aprovados
Outro componente crucial das políticas de viagem é a escolha de fornecedores aprovados. Isso significa que a empresa determina quais companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros fornecedores podem ser usados para viagens corporativas.
A escolha de fornecedores geralmente se baseia em critérios como qualidade, custo e conformidade com as regras da empresa.
Ao pré-selecionar fornecedores, as empresas podem negociar acordos especiais que oferecem tarifas preferenciais e benefícios adicionais aos colaboradores em viagens. Isso não apenas economiza dinheiro, mas também garante uma experiência mais confortável para os viajantes.
Procedimentos de Autorização
Toda política de viagem deve ter procedimentos claros de autorização. Por exemplo, todos os colaboradores devem obter aprovação prévia antes de fazer qualquer reserva ou compromisso de viagem. A autorização pode ser concedida pelo gerente direto, pelo departamento de finanças ou por outra autoridade designada.
Essas autorizações garantem que todas as viagens corporativas sejam aprovadas e revisadas antes da reserva, evitando gastos não autorizados e garantindo que cada viagem esteja alinhada com os objetivos da empresa.
Comunicação e Conformidade
É essencial comunicar as políticas de viagem aos funcionários de forma clara e garantir que eles estejam cientes das diretrizes e expectativas da empresa. Desta forma, os colaboradores têm uma compreensão sólida do que é esperado deles durante as viagens corporativas.
Isso minimiza a ambiguidade e ajuda a evitar conflitos ou desentendimentos relacionados a despesas não autorizadas. Não menos importante, a conformidade com essas políticas deve ser monitorada e aplicada de maneira consistente.
Processo de Aprovação
Com todo orçamento definido e a política de despesas, criar um fluxo para aprovar as viagens ajuda a garantir um processo mais ágil e eficiente. Veja algumas ideias que podem ser utilizadas para estruturar a sua operação.
1ª Requisição de Viagem: Um funcionário que deseja realizar uma viagem deve preencher uma requisição de viagem, descrevendo o motivo da viagem, os objetivos e as datas planejadas. Isso permite uma avaliação inicial da necessidade da viagem.
2ª Análise e Aprovação: A requisição de viagem deve passar por uma análise, normalmente envolvendo o departamento responsável por viagens ou o gestor imediato. A aprovação é concedida com base na relevância da viagem para os objetivos da empresa e na disponibilidade de recursos financeiros.
3º Monitoramento e Controle: Durante a viagem, é essencial manter um controle rigoroso dos gastos para garantir que eles estejam alinhados com o orçamento aprovado. Isso envolve a retenção de recibos e registros de despesas.
4º Relatório de Despesas: Após a viagem, o funcionário deve preparar um relatório de despesas detalhado, documentando todos os gastos incorridos. Esse relatório é submetido para fins de reembolso e controle financeiro.
O processo de aprovação não apenas controla os gastos, mas também assegura que cada viagem corporativa seja estrategicamente justificada e contribua para os objetivos da empresa.
Dicas para Reservas e Logística em Viagens Corporativas
Quando se trata de viagens corporativas, uma logística bem planejada faz toda a diferença. Veja algumas dicas rápidas e práticas para ajudar você a lidar com o transporte e acomodações de forma eficaz:
Transporte
Ao definir um meio de transporte, alguns critérios podem ser avaliados. Por exemplo, se a viagem for curta e direta, talvez um carro seja a melhor escolha. Para longas distâncias, voos podem economizar tempo, mas compare sempre com a relação custo-benefício.
Outro ponto é garantir as passagens e os meios de transporte com antecedência. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e pode resultar em tarifas mais amigáveis ao orçamento.
Hospedagem
Opte por hotéis bem localizados, próximos às reuniões ou ao local de trabalho. Isso ajuda a economizar tempo e evitar longos deslocamentos. Outro ponto, em viagens de longa duração, um ponto é alugar apartamentos ou residências corporativas. Eles oferecem mais espaço e a sensação de estar em casa, além de ficar mais acessível o preço.
Dica Bônus: Sempre crie um itinerário detalhado com informações sobre voos, horários e reservas. Isso ajuda a manter tudo organizado e facilita a comunicação em caso de alterações.
Lembre-se, uma logística bem pensada torna suas viagens corporativas mais tranquilas e eficazes, economizando tempo e recursos.
Gestão das despesas de Viagens Corporativas
Basicamente, um processo de viagem repassa por três processos: adiantamento, reembolso e prestação de contas. Todas essas etapas são fundamentais para obter um controle das viagens e, principalmente, manter um fluxo de caixa saudável.
Entenda como organizar melhor cada processo na sua empresa!
Gestão de Adiantamentos
O adiantamento na gestão de viagens corporativas refere-se a uma prática comum em que a empresa fornece antecipadamente uma quantia em dinheiro ao funcionário que fará uma viagem a serviço da organização. Esse adiantamento é destinado a cobrir despesas que possam incorrer durante a viagem, como hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relacionadas.
Quando os adiantamentos são bem administrados não apenas fornecem aos colaboradores os recursos necessários para suas viagens, mas também ajudam a manter um fluxo de caixa saudável para a empresa. Neste tópico, vamos explorar em detalhes como gerenciar adiantamentos de forma eficaz.
Determine valores para os adiantamentos
Uma das questões cruciais na gestão de adiantamentos é determinar os valores apropriados a serem concedidos a cada colaborador. Isso requer um equilíbrio entre fornecer fundos suficientes para cobrir as despesas da viagem e evitar um comprometimento excessivo do orçamento da empresa.
Algumas estratégias comuns para determinar esses valores incluem:
- Políticas Baseadas em Destino: Definir diferentes valores de adiantamento com base nos destinos das viagens, levando em consideração os custos de vida e as despesas típicas em cada local;
- Políticas Baseadas na Duração da Viagem: Ajustar os adiantamentos de acordo com a duração prevista da viagem, fornecendo valores maiores para viagens mais longas;
- Políticas Baseadas na Função do Colaborador: Colaboradores com funções que exigem mais despesas durante a viagem podem receber adiantamentos maiores.
Processo de Solicitação e Aprovação
Estabelecer um procedimento para solicitação e aprovação de adiantamentos garante que a empresa saiba quem está recebendo fundos e para quais finalidades. Em resumo, esse processo pode ser descrito em três etapas.
Solicitação: O colaborador apresenta uma solicitação de adiantamento, detalhando o valor necessário, as datas da viagem e a finalidade do adiantamento.
Aprovação: Um processo de aprovação é acionado, geralmente envolvendo a gerência ou o departamento financeiro, que revisa a solicitação e a aprova se estiver de acordo com as políticas da empresa.
Desembolso: Após a aprovação, o adiantamento é liberado para o colaborador, geralmente na forma de um depósito em sua conta bancária ou cartões corporativos.
Prestação de Contas dos Adiantamentos
Junto com o adiantamento, as empresas também devem estabelecer regras para a prestação de contas. Isso significa que os colaboradores devem apresentar relatórios detalhados de despesas após a viagem, documentando como os fundos foram utilizados.
Primeiro é importante definir datas limite para a submissão dos relatórios de despesas para evitar atrasos no fluxo de conferência do financeiro. Além disso, exigir que os colaboradores forneçam recibos e descrições detalhadas de cada despesa, seja para validar as políticas ou regulamentação fiscal.
Não menos importante, o não cumprimento das políticas de prestação de contas pode resultar na recuperação dos fundos não gastos ou em penalidades para o colaborador.
Gestão de Reembolso
O reembolso é quando um funcionário realizou uma viagem a serviço da empresa, mas utilizou seu próprio dinheiro. Sendo assim, a organização precisa pagar esses custos a ele.
Facilitar o processo de reembolso para os colaboradores é uma prioridade na gestão de despesas de viagens corporativas. Isso não apenas promove a satisfação dos funcionários, mas também mantém a transparência financeira e a eficiência para a empresa.
A seguir, veja algumas dicas para construir um processo de reembolsos eficiente.
Estabeleça Prazos Claros para Submissão de Despesas
Para que o colaborador não demore a receber seu dinheiro e o financeiro consiga manter o fluxo de caixa bem organizado, estabelecer prazos de reembolso é crucial. Um exemplo, é definir um período de 5 dias úteis para que o funcionário apresente o relatório de despesas após a viagem.
A empresa também precisa de um prazo para revisar e aprovar as despesas após a apresentação pelo colaborador. O estabelecimento dessas datas cria um senso de urgência e responsabilidade, garantindo que as despesas sejam submetidas e processadas em tempo hábil.
Categorização Adequada de Despesas
Uma parte essencial do processo de reembolso é a categorização adequada dos gastos. Isso envolve a organização das despesas em categorias específicas, como transporte, hospedagem, alimentação e entretenimento.
Organizar as despesas dessa forma permite uma análise mais estratégica dos investimentos realizados. Por exemplo, ao emitir relatórios à empresa consegue rastrear e analisar os gastos por categoria, identificando áreas onde podem ser realizadas economias.
Além disso, facilita a dedução de despesas relacionadas a impostos.
Garantindo o Processamento de Reembolsos
É fundamental que todas as despesas reembolsáveis sejam processadas de forma justa e transparente. Para alcançar isso, a empresa deve seguir algumas práticas recomendadas:
- Padrões de Reembolso Claros: Estabeleça padrões claros para o reembolso de despesas, incluindo limites e políticas específicas para categorias de gastos.
- Comunicação Transparente: Mantenha os colaboradores informados sobre o status de suas solicitações de reembolso e forneça feedback claro se uma despesa for rejeitada ou ajustada.
- Prazo de Pagamento: Estabeleça uma data limite para o pagamento dos reembolsos, para que os colaboradores não tenham que esperar indefinidamente pelo reembolso de suas despesas.
Ao adotar essas práticas, a empresa cria um processo de reembolso que beneficia tanto os colaboradores quanto a organização como um todo.
Criando relatórios das viagens corporativas
Manter um registro preciso de despesas, não garante apenas o controle financeiro adequado, mas também facilita o processo de prestação de contas e reembolso. Vamos explorar como manter registros precisos de gastos e o uso de ferramentas e aplicativos pode simplificar esse processo.
O que não pode faltar em um Relatório de Prestação de Contas de Viagens?
Um relatório de despesas de viagem é um documento fundamental para a prestação de contas de gastos. Ele fornece uma visão detalhada das despesas e permite que a empresa reembolse o funcionário de forma adequada, além do controle financeiro.
Aqui estão os elementos essenciais que devem estar presentes em um relatório de despesas de viagem:
1. Informações do Viajante
- Nome do funcionário;
- Departamento ou unidade de trabalho;
- Data da viagem;
- Período da viagem (datas de início e término).
2. Detalhes das Despesas
Uma lista completa de todas as despesas incorridas durante a viagem. Isso pode incluir:
- Passagens aéreas, ônibus ou aluguel de veículos;
- Hospedagem (incluindo datas e nome do hotel);
- Alimentação;
- Transporte local (táxis, transporte público ou aplicativos de transporte);
- Outras despesas relacionadas à viagem (seguro de viagem, material de escritório, etc.)
3. Conversão de Moeda (se aplicável):
Se a viagem envolveu uma moeda diferente da moeda do país local da empresa, é importante fornecer as taxas de câmbio usadas para converter os gastos para a moeda da empresa.
4. Categorização de Despesas:
Classificação das despesas em categorias específicas, como transporte, hospedagem, alimentação, entretenimento, etc. Isso ajuda na análise dos gastos e na tomada de decisões financeiras.
5. Valor Total das Despesas:
Um resumo que mostra o valor total de todas as despesas registradas. Isso ajuda a empresa a entender o custo total da viagem.
6. Comentários ou Notas (se necessário):
Espaço para qualquer explicação adicional ou informações relevantes, como justificativas para despesas incomuns ou anotações importantes.
7. Aprovações e Assinaturas:
Assinaturas do funcionário que fez a viagem e do supervisor ou gerente responsável pela aprovação do relatório de despesas.
8. Políticas e Conformidade:
Confirmação de que todas as despesas estão em conformidade com as políticas internas da empresa. Isso pode incluir limites de gastos, regras de reembolso e conformidade com políticas de viagem.
9. Anexos e Recibos:
Anexos de todos os recibos e comprovantes de pagamento, garantindo a autenticidade das despesas declaradas.
10. Informações Bancárias (se aplicável):
Detalhes da conta bancária do funcionário para fins de reembolso direto, se essa for a prática da empresa.
11. Data da Submissão:
Data em que o relatório de despesas foi submetido para processamento.
É fundamental que todas as informações sejam precisas, completas e organizadas no relatório de despesas de viagem. Isso simplifica o processo de revisão, aprovação e reembolso, garantindo que a empresa e o funcionário estejam alinhados com as políticas financeiras e de viagem estabelecidas.
Como a tecnologia simplifica a Gestão de Despesas de Viagens?
Para se ter uma gestão eficaz das despesas de viagens depende em grande parte do uso de tecnologia apropriada. Por isso, um software especializado contribui para obter processos mais organizados e ágeis.
Uma das maiores vantagens das soluções tecnológicas é a capacidade de capturar automaticamente as despesas. Isso significa que, em vez de depender de recibos em papel, os colaboradores podem tirar fotos das notas com seu celular ou carregar informações diretamente em um aplicativo.
Outro ponto, os sistemas também oferecem a capacidade de rastrear gastos em tempo real. Isso permite que os colaboradores e a equipe financeira tenham uma visão instantânea dos custos acumulados durante a viagem. O rastreamento ajuda a manter os gastos dentro dos limites estabelecidos e permite a intervenção imediata em caso de gastos excessivos ou não autorizados.
Um dos maiores benefícios é a geração de relatórios detalhados e dashboards em tempo real. Afinal, eles ajudam a organizar e gerir a prestação de contas, reembolso, auditoria e análise de custos.
Outro ponto, os relatórios ajudam a identificar tendências de gastos ao longo do tempo. Isso pode incluir padrões sazonais, como aumento de gastos durante determinadas épocas do ano, ou preferências de gastos, como a escolha frequente de determinadas companhias aéreas ou hotéis.
A análise dos relatórios ajudam as empresas a tomar decisões informadas sobre o orçamento de viagens corporativas. Isso inclui a alocação de recursos com base em informações reais de gastos passados, o estabelecimento de metas de redução de despesas e a identificação de áreas onde o investimento em viagens é justificado pelo retorno sobre o investimento.
Juntas, essas ferramentas ajudam as empresas a otimizar seus gastos e aprimorar a gestão de viagens corporativas.
O que a lei diz sobre as viagens corporativas?
Pode até parecer simples, mas por trás de uma viagem de negócios, há um conjunto complexo de requisitos legais que merece uma atenção minuciosa.
É importante garantir que sua empresa esteja em total conformidade com as exigências legais. Não se trata apenas de evitar problemas legais, mas também de manter a reputação e a estabilidade financeira da organização.
Regras da CLT
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) assegura aos profissionais em viagem a trabalho os mesmos direitos garantidos aos demais funcionários. Isso porque, segundo o artigo 4 da CLT, sempre que o profissional estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando. Embora o texto não fale especificamente sobre viagem, ele pode ser aplicado a viagens a trabalho neste contexto.
O mesmo texto serve como base para o pagamento de horas extras durante as viagens. Caso o trabalhador permaneça à disposição da empresa por mais de oito horas diárias, ele tem direito ao pagamento de horas extras.
Por outro lado, a jurisprudência entende que deslocamento realizado em função de viagens a trabalho é considerado parte da jornada de trabalho do funcionário. Sendo assim, caso o deslocamento seja longo, o colaborador deve receber horas extras por isso.
Vale lembrar que a regulamentação das viagens corporativas também pode ser influenciada por acordos coletivos, convenções coletivas ou contratos individuais de trabalho. Por isso, é importante consultar esses documentos antes de adotar essa prática na empresa e criar uma política interna para lidar com o tema.
Direitos do trabalhador em viagens corporativas
Os direitos do trabalhador que faz viagens corporativas são praticamente os mesmos daqueles garantidos aos demais funcionários. Afinal, conforme explica a CLT, sempre que o colaborador estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando.
Logo, mesmo que o profissional esteja fazendo uma viagem a trabalho, ele também deve ter seus direitos trabalhistas garantidos.
Sendo assim, o funcionário em viagem tem o direito a intervalos, reembolso das despesas ou ajuda de custo para financiamento da viagem, bem como pagamento por hora extra e sobreaviso.
Além disso, vale lembrar que o ideal é que a empresa invista em um seguro viagem para esse funcionário e garanta o auxílio necessário caso ocorra algum problema durante o período da viagem.
Espresso: gestão de viagens corporativas
A plataforma do Espresso permite que os colaboradores registrem suas despesas instantaneamente, seja tirando fotos de recibos ou inserindo informações diretamente no aplicativo. Isso elimina a necessidade de lidar com papelada e garante que todas as despesas sejam registradas com precisão e prontidão.
Além disso, o Espresso simplifica o processo de aprovação de despesas. Com base nas políticas da empresa, a plataforma pode aprovar automaticamente as despesas que estejam dentro dos limites estabelecidos, agilizando o processo e permitindo que os colaboradores se concentrem em suas tarefas principais.
Despesas que requerem revisão são encaminhadas para a aprovação apropriada, garantindo a conformidade com as políticas da empresa. Outro recurso poderoso é a capacidade de gerar relatórios detalhados e personalizados. Esses relatórios são essenciais para a prestação de contas, reembolsos e auditorias internas.
Em resumo, o Espresso oferece uma solução completa que beneficia tanto as empresas quanto seus colaboradores. Com o acompanhamento em tempo real, aprovações automatizadas, geração de relatórios personalizados e foco na conformidade e segurança, essa plataforma é um aliado essencial na gestão eficaz das despesas de viagens corporativas.
