(Na circunstância da publicação desse post nós passamos por uma pandemia mundial de COVID-19, o que faz com que muitas viagens estejam suspensas por questões sanitárias. Não temos intuito de estimular o descumprimento das medidas de distanciamento social recomendadas pela OMS. Recomendamos a todos o distanciamento social e os cuidados necessários para contenção do vírus.)

Viagens corporativas são uma prática muito comum e necessária no mundo dos negócios. Seja para vender, dar assistência em produtos, implantar sistemas ou fazer reuniões com investidores, as viagens corporativas acontecem durante todo o ano e representam uma parcela significativa de gastos da empresa.

É por isso que em tempos de crise econômica é comum vermos as viagens cortadas com o objetivo de preservar a saúde financeira do negócio.

Ainda assim, mesmo em períodos turbulentos algumas viagens não podem ser canceladas pois também são essenciais para que o negócio sobreviva.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para economizar com viagens corporativas em períodos de crise econômica.

Política de despesas para viagens corporativas

Essa é uma dica que pode ser usada não apenas para os períodos de crise, mas para todo o ano, nos momentos em que os cofres estiverem cheios e vazios.

Ter uma política que define as diretrizes dos gastos com viagens corporativas é muito importante para que a empresa consiga economizar e evitar até mesmo fraudes.

Na política de despesas devem ser definidos desde os limites de gastos até tipos de serviços, passagens e outros materiais que podem ser consumidos pelos colaboradores nas viagens realizadas a trabalho.

Com a política criada fica mais fácil para o financeiro incluir uma previsão de gastos no orçamento da empresa e realizar as estratégias de mudança necessárias nos momentos em que a crise apertar e for preciso economizar.

E além disso, no momento em que a prestação de contas dos gastos for feita pelos colaboradores, os gestores e o próprio financeiro possuirão parâmetros muito mais claros para identificar gastos excessivos.

Saiba mais sobre como criar uma política de despesas para viagens corporativas.

A política de despesas deve ser compartilhada com todos os colaboradores da empresa, e estes devem ser sempre incentivados a utilizarem o dinheiro disponibilizado para viagens de forma consciente.

Para economizar é preciso planejamento

Planejar as viagens corporativas é o primeiro passo para garantir a economia nos gastos. O planejamento deve ser feito sempre pelo colaborador, com seu gestor de equipe e o financeiro.

A organização da viagem deve levar em consideração seus objetivos, a quantidade de dias necessários para cumprir a tarefa principal, os horários de voos, de reuniões e os riscos da viagem (trânsito, voos cancelados, cancelamento de reuniões, atrasos, entre outros).

Outra parte muito importante desse planejamento é prever tarefas secundárias que podem ser realizadas para aproveitar o tempo como, por exemplo, visitar clientes, reuniões com equipes de outras filiais da empresa, prospecção de outros possíveis clientes localizados próximos à área que será visitada etc.

Neste momento também cabe que a empresa se previna com um seguro que cubra imprevistos causados por acidentes ou doenças que possam acometer seus colaboradores. Pagar um seguro nestes casos pode compensar muito mais do que gastos emergenciais não previstos com saúde.

Saia do óbvio e busque serviços alternativos com preços acessíveis

Nos momentos de crise onde é preciso economizar, fugir do padrão e do mais conhecido pode ser benéfico.

Com o crescente aumento de serviços disponibilizados através de aplicativos próprios para smartphones, hoje temos uma infinidade de opções de meios de transporte e hospedagem com os mais variados preços e condições. Além de economizar dinheiro, essas soluções promovem também economia de tempo para a empresa e para o colaborador com serviços menos burocráticos.

Mas atenção! Não é legal expor o colaborador a experiências perigosas, por isso é preciso avaliar bem para não cair em ciladas pois em períodos de crise o oportunismo pode crescer também.

Compre passagens e faça reservas de hospedagem de forma estratégica

Comprar passagens aéreas em cima da hora de viajar? É melhor não… esse não é um hábito saudável para as finanças da empresa pois quanto mais próxima estiver a viagem, mais cara a passagem será.

O ideal na hora de planejar uma viagem a trabalho é pesquisar as opções com antecedência.

Hoje temos disponíveis uma infinidade de sites que oferecem passagens com descontos promocionais, além de parcerias e milhas que podem ser consumidas pela empresa para tornar o valor ticket mais atrativo.

Também não podemos deixar de analisar os preços e condições da boa e velha viagem de ônibus. A depender do contexto da viagem, do tempo disponível e do trajeto, o transporte terrestre pode compensar mais que o aéreo.

No que diz respeito à hospedagem, também vale a pena analisar as opções de hotéis, hostels, entre outros, e sempre se atentar aos preços de diárias com opção de café da manhã.

Ter uma mesa farta com opções deliciosas logo no início do dia é realmente maravilhoso, mas se a variação de preço por esse serviço for muito grande, pode ser que o colaborador economize mais adquirindo sua primeira refeição do dia em um café fora do hotel.

Por fim, também é importante se atentar às tarifas. Tanto os meios de transporte como os serviços de hospedagem podem ter tarifas adicionais que muitas vezes passam despercebidas durante o planejamento da viagem corporativa.

É preciso sempre observar as possibilidades de tarifas e taxas para não ser surpreendido negativamente.

Ter uma visão gerencial dos gastos é indispensável para economizar durante as viagens corporativas

Para que o colaborador tenha mais controle sobre seus gastos durante a viagem, e possa tomar decisões de como gastar o budget disponível da forma mais estratégica possível, a empresa pode apostar na tecnologia.

O Espresso é um aplicativo para controle e gestão de reembolsos corporativos. Utilizando o app o colaborador terá seus gastos todos registrados e devidamente classificados.

E o Espresso pode ajudar a empresa a economizar com viagens corporativas? Sim!

Utilizando o aplicativo para o processo de reembolsos a empresa e o colaborador têm uma série de benefícios, como:

  • Disponibilização da política de despesas através do app;
  • Prevenção de erros humanos e fraudes na geração dos relatórios de despesas;
  • O colaborador poderá dedicar mais tempo para atividades importantes da empresa uma vez que não precisará fazer o relatório de despesas manual;
  • O processo de registro das despesas e envio do relatório de prestação de contas é mais rápido, fazendo com que o financeiro tenha acesso mais rápido aos gastos;
  • O financeiro terá mais controle sobre o que está sendo gasto de fato e poderá fazer mudanças estratégicas na política de despesas;
  • O gestor da empresa terá mais facilidade e autonomia para visualizar de forma gerencial os gastos das viagens corporativas.

De todos os benefícios acima, um dos mais importantes é a visão gerencial que o Espresso fornece para a empresa.

É através desse tipo de análise que planos de ação podem ser desenhados com base nos gastos mais comuns e essenciais dos colaboradores e, dessa forma, as boas práticas de viagens corporativas vão sendo moldadas e passam a gerar economia de dinheiro para a empresa.

Se as viagens são importantes para os dois lados, a empresa pode tentar negociar os custos com o cliente

Essa é uma opção que muitas empresas ainda têm receio de colocar em prática, mas dividir custos para o bem comum é uma ótima ideia.

Em tempos de crise é essencial que as empresas cooperem, por isso se a viagem corporativa é interessante e importante para os dois lados, por que não tentar negociar as despesas?

Dessa forma, a empresa consegue economizar e engajar mais o cliente na tarefa que será realizada como objetivo final da viagem.

Por fim, o mais importante durante os períodos de crise é ter planejamento e consciência para poder realizar as viagens utilizando o dinheiro da empresa de forma cuidadosa.

É possível economizar com viagens corporativas sem necessariamente proibir viagens e visitas a clientes. Basta ter controle, instruir seus funcionários corretamente e ter um aplicativo de controle de despesas e reembolsos para controlar com ainda mais exatidão seu processo de reembolso.

quer conhecer o espresso? solicite uma demonstração