Você sabia que fraudar despesas corporativas em processos de reembolso é uma prática muito comum? Já parou para analisar se sua empresa está sofrendo com gastos excessivos vindos de fraude?

Estudos apontam que 8% a 10% dos gastos das empresas com reembolso são oriundos de fraudes, por isso neste texto vamos te contar quais são os 7 tipos de fraudes mais comuns em processos de reembolso de despesas corporativas.

Será que existem fraudes no processo de reembolso da sua empresa?

É fato que as fraudes não são o foco principal de verificação das empresas.

Quando falamos de fraude, neste caso, nos referimos a adulterações que são realizadas nas despesas reembolsáveis e fazem com que a empresa arque com um custo maior do que deveria.

A fraude no processo de reembolso é um crime e pode resultar em demissão por justa causa, mas esse nem é o principal foco a ser tratado aqui. O que queremos mesmo é te ajudar a identificar essas possibilidades para que você economize com as viagens e outras atividades que demandem o deslocamento dos seus colaboradores.

Veja quais são os 7 tipos mais comuns de fraudes

1. Fraude na política de diárias

Com o objetivo de controlar melhor os seus gastos muitas empresas adotam políticas para viagens. Um erro muito comum de ser cometido neste tipo de política é o estabelecimento de teto de gastos por diária.

O teto de gastos por diária é quando a empresa determina que o colaborador pode gastar até certo valor diário por categoria de despesa (ex.: R$ 80,00 por dia em alimentação).

É óbvio que os colaboradores sempre serão incentivados a gastar conscientemente, mas, se ele tem disponível um valor todos os dias, e sabe que pode gastar até aquele teto, dificilmente ele vai economizar. Dessa forma, acabam sendo realizadas despesas extras, que não necessariamente são essenciais para o trabalho realizado, mas que são cobertas pelo valor de diária.

2. Fraudes a partir do uso do cartão corporativo

Utilizar um cartão corporativo faz com que seja muito fácil mascarar as despesas realizadas, pois na fatura não consta o detalhamento do produto ou serviço adquirido.

Com isso, uma prática muito comum é que ao adquirir determinado produto ou serviço com o cartão da empresa, o colaborador compre também benefícios que ele não precisa, só por conforto. Um exemplo são as passagens aéreas, onde podem ser adicionadas diversas regalias para o voo, mas como tudo é registrado apenas como “compra de passagem” os gastos fraudulentos ficam escondidos.

3. Falsificação de comprovantes

O mais comum é que os valores sejam alterados no comprovante para afirmar um gasto maior do que o que realmente ocorreu fazendo, assim, com que o colaborador receba mais do que o necessário para cobrir seu gasto real.

Um exemplo muito comum de comprovante falsificado são recibos feitos a mão. Infelizmente é corriqueiro encontrar estabelecimentos que dão recibos em branco para o próprio cliente preencher seu gasto, dando assim a liberdade para aumentar o valor da despesa.

4. Comprovante duplicado

Em processos de reembolso onde não existe a prática da auditoria também pode acontecer de o colaborador enviar o mesmo comprovante mais de uma vez. Com a falta da verificação fica muito fácil driblar o quesito “data da despesa” e dessa forma a pessoa recebe o mesmo reembolso novamente.

5. Despesas exageradas

As despesas exageradas são todas aquelas que não necessariamente estão mascaradas, mas que representam a aquisição de um produto ou serviço cuja empresa não tem a obrigação de fornecer ao colaborador ou não são essenciais para que o funcionário exerça seu trabalho.

O fato de carregar o nome “exageradas” não quer dizer que o valor das despesas seja alto, mas sim que houve gasto com algo exagerado, desnecessário.

Esse tipo de fraude acontece, geralmente, com as despesas de alimentação e hospedagem, onde as pessoas consomem produtos ou serviços como um chocolate após o almoço, ou uma caipirinha do serviço de quarto do hotel. São gastos por vezes pequenos, mas que fazem grande diferença nas finanças da empresa.

6. Reembolso de transporte duplo: combustível e KM

Esse tipo de fraude pode acontecer nos casos em que o colaborador utiliza carro próprio.

Algumas empresas têm o costume de reembolsar o valor pago pelo combustível, ou até mesmo fornecer um cartão combustível para o funcionário. A fraude acontece quando o colaborador utiliza o benefício do combustível e ainda solicita reembolso por KM rodado, que já abrange o desgaste do automóvel e consumo de álcool/gasolina/diesel.

7. Perder comprovantes propositalmente

Quando a comprovação do gasto não é obrigatória o colaborador pode adicionar valores de gastos que nunca existiram para aumentar o preço a ser reembolsado pela empresa, ou até mesmo realizar gastos pessoais e coloca-los em seu pedido de reembolso como gastos realizados em favor do negócio. Se a empresa não obriga a apresentação da comprovação, dificilmente essa fraude será detectada.

Para diminuir a ocorrência de fraudes é preciso aprimorar o processo de reembolso

Apesar das muitas possibilidades de fraudes que podem prejudicar o processo de reembolsos de uma empresa, existem alternativas a serem seguidas para garantir um processo justo para a empresa e o colaborador.

Uma das medidas importantes para manter a integridade do processo é a criação de uma Política de Despesas Reembolsáveis abrangente e coerente.

Na política devem ser definidas regras com valores máximos de gastos, tipos de serviços e produtos que não podem ser consumidos, entre outros. Com uma boa política de despesas definida fica mais fácil realizar a auditoria, visto que haverão parâmetros de aceitação para os gastos. Com isso, é possível diminuir gastos exagerados que geram custos excessivos. E lembre-se: nada de colocar regras de diárias em sua política.

Tornar obrigatória a apresentação de comprovação dos gastos realizados também é uma medida importante. Essa obrigatoriedade já inibe, por si só, que os colaboradores façam gastos pessoais utilizando o dinheiro da empresa e, se ainda assim o fizerem, na auditoria o aprovador conseguirá visualizar e reprovar o que não estiver alinhado com a política.

Outro ponto essencial é usar a tecnologia a seu favor. Os processos manuais de reembolso dão muita margem para erros humanos, não apenas fraudes. Por isso, utilizar tecnologias como a plataforma Espresso é uma ótima opção para realizar a gestão do processo de reembolsos.

Por fim, mas não menos importante, ter uma relação próxima com seus colaboradores é vital!

Com essa proximidade fica mais fácil promover não só a cultura de transparência como também a política de gastos e os próprios valores da empresa. Dessa forma, os colaboradores ficarão cada vez mais alinhados com o propósito de realizar gastos conscientes.