O que é self-compliance e como essa ação impacta as viagens corporativas?

Para as empresas, estar em conformidade com as leis e regulamentos é uma preocupação cada vez mais relevante, especialmente no contexto das viagens corporativas. Nesse sentido, a self-compliance surge como uma abordagem inovadora para melhorar a eficiência nesse aspecto.

Essa estratégia envolve a responsabilidade individual dos funcionários em aderir às políticas e regulamentos estabelecidos pela empresa, colocando-os no centro do processo de conformidade. 

Neste artigo, exploraremos o que é self-compliance e como essa ação impacta as viagens empresariais, destacando seus benefícios, elementos chave, práticas exemplares e considerações para a implementação bem-sucedida.

O que é Self-Compliance?

A self-compliance nas viagens corporativas é uma abordagem que visa promover a responsabilidade individual dos funcionários em relação ao cumprimento das políticas e regulamentos estabelecidos pela empresa durante suas viagens.

O objetivo principal é capacitar os colaboradores a adotarem comportamentos e tomarem decisões alinhadas com as diretrizes da empresa, assegurando a conformidade com requisitos legais, regulatórios e éticos.

Além disso, garante uma melhor eficiência operacional. A empresa pode reduzir riscos, evitar despesas desnecessárias e otimizar o uso dos recursos financeiros.

Não menos importante, a self-compliance busca fomentar a transparência e a ética no ambiente corporativo. Isso promove uma cultura de integridade, confiança e responsabilidade, refletindo-se em sua reputação e imagem perante clientes e parceiros. 

Vantagens

Um dos principais benefícios da self-compliance é o aumento da responsabilidade individual dos viajantes. Isso gera um senso de propriedade, levando-os a tomar decisões mais informadas e a agir de acordo com as políticas estabelecidas. 

A seguir, destacamos alguns desses impactos:

• Maior transparência e controle sobre os gastos de viagem: Isso significa que os gastos são feitos de acordo com as diretrizes definidas pela empresa, evitando despesas não autorizadas ou excessivas. Além disso, permite uma análise detalhada e a identificação de possíveis áreas de otimização.
• Agilidade na aprovação de adiantamentos e reembolsos: Uma vez que os funcionários estão cientes dos regulamentos, eles podem fornecer informações precisas e completas durante a prestação de contas. Isso facilita a análise e validação das despesas, acelerando o fluxo de aprovação e reembolso

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Como implementar a Self-Compliance?

Para implementar a self-compliance nas viagens corporativas, é fundamental considerar alguns elementos que são essenciais para fortalecer a conformidade e criar o senso de  responsabilidade. 

Regras para reservas de passagens, hospedagem e transporte

Para isso, é necessário incluir normas que definem quais tipos de acomodação são aceitáveis, limites de gastos para passagens aéreas e o uso de transporte. 

Ao fornecer orientações específicas, a empresa garante que os funcionários compreendam as expectativas e tomem decisões alinhadas com as políticas estabelecidas.

Treinamento dos funcionários

Os colaboradores devem ser devidamente informados sobre as políticas de viagem. Isso inclui orientações claras sobre as diretrizes de gastos, a política de adiantamentos e os procedimentos de prestação de contas.

O treinamento deve ser contínuo, atualizado e abrangente, garantindo que os funcionários estejam cientes de suas obrigações e capacitados para tomar decisões informadas durante as viagens.

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Uso de ferramentas

O uso de tecnologias pode ser um facilitador importante para promover a self-compliance. Por exemplo, softwares de gestão de despesas de viagem, como o Espresso, automatizam o registro de despesas e a prestação de contas.

Isso não apenas agiliza os processos, mas também fornece um controle eficiente e transparente dos gastos. Além disso, o uso de ferramentas de comunicação interna e treinamento online pode facilitar a disseminação de informações e o acesso aos recursos educacionais sobre a conformidade.

Monitoramento e relatórios sobre as políticas de viagem

Para construir um relatório de despesas é necessário a verificação de documentos de prestação de contas e revisão de registros de reservas. O monitoramento frequente permite identificar padrões, tendências ou áreas de não conformidade, possibilitando a tomada de ações corretivas e o reforço das políticas estabelecidas.

Como obter sucesso na implementação?

A implementação bem-sucedida requer uma abordagem cuidadosa e atenção a diversos desafios e considerações. As empresas devem estar cientes dos seguintes aspectos:

• Necessidade de apoio da alta administração: Os líderes devem demonstrar um forte comprometimento, estabelecendo diretrizes e fornecendo recursos adequados para a adoção da self-compliance. A gestão deve comunicar a importância e promover uma cultura de responsabilidade e ética em todos os níveis da organização.
• Adaptação às mudanças nas regulamentações: Isso requer um monitoramento contínuo das alterações legais e regulatórias relevantes, bem como a prontidão para ajustar as políticas e procedimentos internos para manter a conformidade. 
• Engajamento dos funcionários: O engajamento cria uma base sólida para a self-compliance, garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos e valores da empresa.
• Monitoramento da self-compliance: É necessário o acompanhamento das métricas de desempenho (KPIs financeiros) relacionadas à realização de avaliações periódicas. Essas medidas permitem identificar áreas de melhoria, corrigir lacunas e ajustar as práticas de self-compliance conforme necessário.

Como o Espresso ajuda a construir sua Self-Compliance?

O Espresso automatiza a prestação de contas das viagens corporativas, garantindo a precisão e agilidade na apresentação dos relatórios de despesas. Além disso, permite a configuração personalizada das políticas de reembolso.

Através de parâmetros definidos, como limites de gastos e fluxos de aprovação, a solução garante que as reservas e despesas estejam em conformidade com as regras estabelecidas. Isso ajuda a evitar gastos não autorizados, por exemplo.